Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le service Colively est :

Colively SRL
Bruxelles, Belgique
Contact : privacy@colively.app

2. Données collectées

Nous collectons les données suivantes selon le contexte d'utilisation :

• Données de compte : adresse e-mail, nom, nom de la société, lors de la création d'un compte ou d'une demande de démo.
• Données de dossiers de maintenance : contenu des e-mails de signalement, descriptions d'incidents, adresses de biens et composition des immeubles (lots, quotes-parts), coordonnées des locataires, occupants, propriétaires, concierges, membres du conseil de copropriété et artisans, devis, factures, photos, documents joints et données de sinistre (police, déclaration, expertise, indemnité).
• Données de visite du site : pages consultées sur colively.app. Collectées via Plausible, hébergé par nos soins sur nos serveurs Scaleway, sans cookies et sans identification personnelle.
• Données d'usage de l'application : pour les gestionnaires connectés, pages consultées, actions dans l'interface et enregistrement des sessions (parcours à l'écran, les champs sensibles étant masqués). Collectées via PostHog, hébergé par nos soins sur nos serveurs Scaleway, à l'aide d'un cookie de session propre au service. Aucun tiers n'y a accès. Finalité : comprendre l'usage du produit et corriger les blocages.

3. Finalités et bases légales

• Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) : traitement des dossiers de maintenance, communication avec les artisans, les locataires, les occupants et les propriétaires, facturation.
• Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : amélioration du service, analyse agrégée de l'utilisation, sécurité de la plateforme.
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) : communications marketing, si vous y avez explicitement consenti.

4. Durée de conservation

Les données de compte et de dossiers sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis durant 5 ans à compter de la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation plus longue.

Les données analytiques agrégées sont conservées sans limitation de durée, dès lors qu'elles ne permettent pas l'identification d'une personne physique.

5. Sous-traitants et transferts

Nous faisons appel à des sous-traitants techniques pour héberger et opérer le service. Tous sont établis dans l'Union européenne ou offrent des garanties adéquates au sens du RGPD.

L'application et les données sont hébergées chez Scaleway (datacenter en France, Union européenne), qui fournit également les API d'intelligence artificielle utilisées par le service. Les modèles utilisés sont des modèles open source Mistral. Les contenus traités via ces API ne sont ni conservés ni utilisés à des fins d'entraînement par le fournisseur.

Les autres sous-traitants ultérieurs qui traitent des données personnelles pour fournir le service sont :

• Lettermint B.V. (Pays-Bas) : envoi et réception des e-mails de l'adresse dédiée de votre organisation.
• Infobip Ltd (Royaume-Uni, décision d'adéquation de la Commission européenne) : envoi et réception des messages WhatsApp. Les messages sont stockés et traités dans ses datacenters situés dans l'UE/EEE.
• MapTiler AG (Suisse, décision d'adéquation) : fonds de carte affichés dans l'application. Le navigateur du gestionnaire transmet son adresse IP et la zone consultée ; aucun contenu de dossier n'est transmis.

La liste à jour, avec le rôle de chaque sous-traitant, est publiée sur notre page Sécurité & données. Toute modification est annoncée 30 jours à l'avance.

Nous n'utilisons pas de cookies tiers ni de traceurs publicitaires. Nos outils d'analyse (Plausible, PostHog) sont auto-hébergés et ne transmettent aucune donnée à des tiers.

Aucun transfert de données personnelles n'est effectué vers des pays hors UE/EEE sans garanties appropriées.

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données personnelles
• Droit de rectification des données inexactes
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
• Droit à la portabilité de vos données
• Droit de limitation du traitement
• Droit d'opposition au traitement
• Droit de retirer votre consentement à tout moment

Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@colively.app. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

7. Réclamations

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas le RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) belge :

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
autoriteprotectiondonnees.be

8. Décisions automatisées

Le service Colively utilise l'intelligence artificielle pour structurer et catégoriser les signalements de maintenance. Ces traitements automatisés ne produisent pas d'effets juridiques sur les personnes concernées et sont soumis à validation humaine par le gestionnaire.

9. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par e-mail ou via l'interface du service. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.