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Colively
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Démo
Agences locatives

Trois gestionnaires, quatre cents lots, et le propriétaire qui demande où en est son devis.

En agence, la maintenance est un flux partagé : les demandes tombent dans une boîte commune, les devis attendent l'accord d'un propriétaire, et la refacturation se prépare en fin de mois. Colively tient le fil de chaque dossier pour toute l'équipe. Voici celui d'un chauffe-eau, du signalement à la facture.

Essayer sur vos propres demandesVoir comment ça marche
Réf.
AG-7714
Bien
Rue Souveraine 22, app. 3B, mandat Vandenberghe
Ouvert le
mar. 09:17
01Signalement

Le locataire écrit à l'agence. Le dossier tombe dans la bonne file.

Un e-mail à l'adresse générale de l'agence, avec un « bonjour » et beaucoup de contexte. Colively en extrait le bien, le mandat et le problème, ouvre le dossier et le classe dans la file du gestionnaire responsable de l'immeuble.

  • Une adresse e-mail dédiée à l'agence
  • Bien, mandat et urgence identifiés à la lecture
  • Chaque gestionnaire voit sa file, l'équipe voit tout
E-mailM. Aydin, app. 3B · 09:17

Bonjour, depuis hier soir nous n'avons plus d'eau chaude dans l'appartement. Le chauffe-eau fait un bruit inhabituel. Pouvez-vous envoyer quelqu'un ?

Extrait par Colively
Problème
Plus d'eau chaude, bruit chauffe-eau
Bien
Souveraine 22, 3B
Mandat
Vandenberghe
PRIORITAIRE
02Diagnostic

Vous validez, et deux chauffagistes reçoivent la demande.

Le dossier affiche le mandat et ce que le propriétaire a autorisé. Pour un chauffe-eau, vous demandez deux devis : les deux artisans reçoivent la même demande, avec la photo et l'adresse. Vous choisirez ensuite, sur le prix ou sur la disponibilité.

  • Artisans suggérés d'après vos interventions dans l'immeuble
  • Plusieurs devis demandés en un clic
  • Consignes du mandat visibles dans le dossier
Artisans suggérés
  • Thermo Service BruxellesChauffage et sanitaire · Intervient déjà rue Souveraine
  • Chauffage DelvauxChauffage · Tarifs stables sur vos derniers dossiers
Demander deux devisUn clic, 09:31
ENVOYÉ À 2 ARTISANS
03Devis

Les deux devis arrivent. Vous en transmettez un au propriétaire.

Chaque artisan chiffre depuis son lien. Les devis se rangent côte à côte dans le dossier, sous le mandat. Vous retenez le plus adapté et le transmettez au propriétaire en un clic, avec l'historique. Il l'approuve ou le refuse depuis un lien sécurisé, sans créer de compte, et sa réponse revient dans le dossier.

  • Devis comparés sous le même mandat
  • Accord ou refus du propriétaire par lien sécurisé, sans compte
  • Réponse horodatée dans le dossier
Thermo Service Bruxelles
via lien e-mail, 14:05
640,00 €
Remplacement groupe de sécurité et résistance
410,00 €
Main d'œuvre et déplacement
230,00 €
ACCORD PROPRIÉTAIRE
Autres devis reçus
  • Chauffage Delvaux · reçu 15:40, non retenu715,00 €
04Rendez-vous

Le locataire propose ses créneaux. L'artisan retenu en prend un.

Une fois le devis accepté, le locataire indique depuis son e-mail les moments où il est présent. L'artisan en prend un, ou en propose un autre s'il est déjà pris. L'agence voit le rendez-vous dans le planning, sans avoir passé un seul appel.

  • Planning partagé pour toute l'équipe
  • Créneaux du locataire, choix de l'artisan
  • Rappel automatique la veille
Créneaux proposés par M. Aydin
  • jeu. 08:00 à 10:00
  • jeu. 13:00 à 15:00
  • ven. 10:00 à 12:00

Aucun créneau ne convient ? L'artisan en propose un autre, le locataire valide par e-mail.

Rappel envoyé à M. Aydin et à l'artisan mer. 18:00
05Clôture

Le locataire confirme. Le propriétaire peut être informé le jour même.

Le locataire confirme que l'eau chaude est revenue. Le dossier passe en clôture. Si le propriétaire veut un compte rendu, tout est déjà là : messages, photos, devis, décision.

  • Confirmation sur le canal du locataire
  • Historique complet prêt pour le propriétaire
  • Contestation possible en une réponse
E-mailM. Aydin, app. 3B · jeu. 11:20

L'eau chaude est revenue ce matin, merci pour la rapidité.

CONFIRMÉ
06Facture

La facture se rattache au mandat. La refacturation est prête.

La facture de l'artisan arrive par le même lien et se range sous le bon mandat. En fin de mois, l'export par propriétaire sort en un clic, avec le devis accepté en regard.

  • Facture rattachée au devis et au mandat
  • Export par propriétaire ou par période
  • Suivi des paiements aux artisans
F-2026-0442Thermo Service Bruxelles
640,00 €
Devis accepté
640,00 €
Facturé, mandat Vandenberghe
640,00 €
Attachée au dossier AG-7714Export par propriétaire

CLOS. Dossier archivé. Chaque message, fichier, devis et décision est conservé.

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Questions fréquentes

Oui. Chaque organisation dispose d'une boîte partagée. Les dossiers sont visibles par toute l'équipe et filtrables par gestionnaire, par bien ou par urgence. Il n'y a pas de limite au nombre de gestionnaires.

Voir aussi

Tous les cas d'usage
Accord du propriétaire sur devisLe propriétaire approuve ou refuse le devis depuis un lien, sans compte, même depuis l'étranger.Ouvrir le dossierDevis, factures et refacturationChaque montant reste attaché au dossier qui l'a produit. La fin de mois se prépare toute seule.Ouvrir le dossierBailleurs privésÀ partir d'une dizaine de lots gérés en direct, sans agence et sans assistant.Ouvrir le dossier
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