Nieuw: plak de e-mail van een huurder en zie hoe Colively die in 60 seconden afhandelt. Zonder account.Probeer de demo →
Colively
FRENNL
Demo
Verhuurkantoren

Drie beheerders, vierhonderd eenheden, en de eigenaar die vraagt hoe het met zijn offerte staat.

In een kantoor is onderhoud een gedeelde stroom: aanvragen belanden in een gemeenschappelijke inbox, offertes wachten op het akkoord van een eigenaar, en de doorfacturatie wordt op het einde van de maand voorbereid. Colively houdt de draad van elk dossier vast voor het hele team. Dit is het dossier van een boiler, van melding tot factuur.

Proberen met uw eigen aanvragenBekijk hoe het werkt
Ref.
AG-7714
Pand
Opperstraat 22, app. 3B, mandaat Vandenberghe
Geopend op
di. 09:17
01Melding

De huurder schrijft naar het kantoor. Het dossier komt in de juiste wachtrij.

Een e-mail naar het algemene adres van het kantoor, met een ‘goedendag’ en veel context. Colively haalt er het pand, het mandaat en het probleem uit, opent het dossier en zet het in de wachtrij van de beheerder die voor het gebouw verantwoordelijk is.

  • Een e-mailadres speciaal voor het kantoor
  • Pand, mandaat en urgentie bij het lezen herkend
  • Elke beheerder ziet zijn wachtrij, het team ziet alles
E-mailDhr. Aydin, app. 3B · 09:17

Goedendag, sinds gisteravond hebben we geen warm water meer in het appartement. De boiler maakt een ongewoon geluid. Kunt u iemand sturen?

Geëxtraheerd door Colively
Probleem
Geen warm water, geluid boiler
Pand
Opperstraat 22, 3B
Mandaat
Vandenberghe
PRIORITAIR
02Diagnose

U valideert, en twee verwarmingstechnici krijgen de aanvraag.

Het dossier toont het mandaat en wat de eigenaar heeft toegestaan. Voor een boiler vraagt u twee offertes: beide aannemers krijgen dezelfde aanvraag, met foto en adres. Daarna kiest u, op prijs of op beschikbaarheid.

  • Aannemers voorgesteld op basis van uw interventies in het gebouw
  • Meerdere offertes aangevraagd met één klik
  • Instructies van het mandaat zichtbaar in het dossier
Voorgestelde aannemers
  • Thermo Service BruxellesVerwarming en sanitair · Werkt al in de Opperstraat
  • Chauffage DelvauxVerwarming · Stabiele tarieven op uw laatste dossiers
Twee offertes aanvragenEén klik, 09:31
VERSTUURD NAAR 2 AANNEMERS
03Offerte

Beide offertes komen binnen. U legt er één voor aan de eigenaar.

Elke aannemer maakt zijn prijs via zijn link. De offertes staan naast elkaar in het dossier, onder het mandaat. U kiest de meest geschikte en legt ze met één klik voor aan de eigenaar, met de historiek. Hij keurt ze goed of weigert ze via een beveiligde link, zonder account, en zijn antwoord komt terug in het dossier.

  • Offertes vergeleken onder hetzelfde mandaat
  • Akkoord of weigering van de eigenaar via beveiligde link, zonder account
  • Antwoord met tijdstempel in het dossier
Thermo Service Bruxelles
via e-maillink, 14:05
€ 640,00
Vervanging veiligheidsgroep en weerstand
€ 410,00
Werkuren en verplaatsing
€ 230,00
AKKOORD EIGENAAR
Andere ontvangen offertes
  • Chauffage Delvaux · ontvangen 15:40, niet gekozen€ 715,00
04Afspraak

De huurder stelt zijn tijdslots voor. De gekozen aannemer neemt er één.

Zodra de offerte aanvaard is, geeft de huurder via zijn e-mail aan wanneer hij thuis is. De aannemer neemt er één, of stelt een ander voor als hij al bezet is. Het kantoor ziet de afspraak in de planning, zonder één telefoontje.

  • Gedeelde planning voor het hele team
  • Tijdslots van de huurder, keuze van de aannemer
  • Automatische herinnering de dag ervoor
Tijdslots voorgesteld door dhr. Aydin
  • do. 08:00 tot 10:00
  • do. 13:00 tot 15:00
  • vr. 10:00 tot 12:00

Past geen enkel tijdslot? De aannemer stelt een ander voor, de huurder bevestigt per e-mail.

Herinnering verstuurd naar dhr. Aydin en de aannemer wo. 18:00
05Afsluiting

De huurder bevestigt. De eigenaar kan dezelfde dag nog ingelicht worden.

De huurder bevestigt dat er weer warm water is. Het dossier gaat naar afsluiting. Wil de eigenaar een verslag, dan is alles er al: berichten, foto's, offerte, beslissing.

  • Bevestiging via het kanaal van de huurder
  • Volledige historiek klaar voor de eigenaar
  • Betwisten kan met één antwoord
E-mailDhr. Aydin, app. 3B · do. 11:20

Het warm water is vanmorgen teruggekomen, bedankt voor de snelle reactie.

BEVESTIGD
06Factuur

De factuur wordt aan het mandaat gekoppeld. De doorfacturatie is klaar.

De factuur van de aannemer komt via dezelfde link binnen en wordt onder het juiste mandaat geklasseerd. Op het einde van de maand komt de export per eigenaar er met één klik uit, met de aanvaarde offerte ernaast.

  • Factuur gekoppeld aan de offerte en het mandaat
  • Export per eigenaar of per periode
  • Opvolging van betalingen aan aannemers
F-2026-0442Thermo Service Bruxelles
€ 640,00
Aanvaarde offerte
€ 640,00
Gefactureerd, mandaat Vandenberghe
€ 640,00
Gekoppeld aan dossier AG-7714Export per eigenaar

AFGESLOTEN. Dossier gearchiveerd. Elk bericht, bestand, offerte en beslissing wordt bewaard.

Test het met een echte huurdersmailZonder account, in 60 seconden

Veelgestelde vragen

Ja. Elke organisatie beschikt over een gedeelde inbox. De dossiers zijn zichtbaar voor het hele team en filterbaar per beheerder, per pand of per urgentie. Er is geen limiet op het aantal beheerders.

Zie ook

Alle toepassingen
Akkoord van de eigenaar op offertesDe eigenaar keurt de offerte goed of weigert ze via een link, zonder account, ook vanuit het buitenland.Dossier openenOffertes, facturen en doorfacturatieElk bedrag blijft gekoppeld aan het dossier dat het voortbracht. Het einde van de maand bereidt zich vanzelf voor.Dossier openenPrivéverhuurdersVanaf een tiental rechtstreeks beheerde eenheden, zonder kantoor en zonder assistent.Dossier openen
Klaar om te stoppen met achter aannemers aan te lopen?

Probeer het op uw eigen aanvragen. Gratis, zonder bankkaart.

Stuur een echte e-mail van een huurder of mede-eigenaar door en zie wat ermee gebeurt. Uw eerste dossiers zijn gratis: u oordeelt op het resultaat voor u betaalt.

Gratis proberen →Praat met een mens
Test het met een echte huurdersmailZonder account, in 60 seconden