%20scale(1)'%3e%3cpath%20d='M38%2020.5L24%209.5L10%2020.5V38.5H28'%20fill='none'%20stroke='%231f7163'%20stroke-width='4.5'%20stroke-linecap='round'%20stroke-linejoin='round'%3e%3c/path%3e%3ccircle%20cx='37'%20cy='31'%20r='3.7'%20fill='%231f7163'%3e%3c/circle%3e%3c/g%3e%3cpath%20d='M58.40%2035.23C60.84%2035.23%2063.04%2034.27%2064.68%2032.71L63%2030.27C61.88%2031.31%2060.40%2031.99%2058.72%2031.99C55.40%2031.99%2053.08%2029.19%2053.08%2024.99C53.08%2020.79%2055.52%2017.99%2058.80%2017.99C60.36%2017.99%2061.48%2018.55%2062.40%2019.39L64.32%2016.95C63%2015.63%2061.16%2014.71%2058.64%2014.71C53.52%2014.71%2049%2018.47%2049%2024.99C49%2031.47%2053.04%2035.23%2058.40%2035.23ZM76.56%2035.23C81.40%2035.23%2085.72%2031.47%2085.72%2024.99C85.72%2018.47%2081.40%2014.71%2076.56%2014.71C71.72%2014.71%2067.36%2018.47%2067.36%2024.99C67.36%2031.47%2071.72%2035.23%2076.56%2035.23ZM76.56%2031.99C73.44%2031.99%2071.44%2029.19%2071.44%2024.99C71.44%2020.79%2073.44%2017.99%2076.56%2017.99C79.68%2017.99%2081.64%2020.79%2081.64%2024.99C81.64%2029.19%2079.68%2031.99%2076.56%2031.99ZM94.56%2035.15C95.52%2035.15%2096.20%2034.99%2096.72%2034.75L96.20%2031.79C95.88%2031.87%2095.72%2031.87%2095.52%2031.87C95%2031.87%2094.56%2031.55%2094.56%2030.43L94.56%206.39L90.60%206.39L90.60%2030.19C90.60%2033.31%2091.68%2035.15%2094.56%2035.15ZM101.12%2034.75L105.08%2034.75L105.08%2015.19L101.12%2015.19ZM103.08%2011.47C104.52%2011.47%20105.56%2010.55%20105.56%209.07C105.56%207.67%20104.52%206.71%20103.08%206.71C101.64%206.71%20100.60%207.67%20100.60%209.07C100.60%2010.55%20101.64%2011.47%20103.08%2011.47ZM115.56%2034.75L120.16%2034.75L126.92%2015.19L123.08%2015.19L119.68%2025.83C119.12%2027.75%20118.52%2029.71%20117.96%2031.63L117.80%2031.63C117.24%2029.71%20116.64%2027.75%20116.08%2025.83L112.68%2015.19L108.64%2015.19ZM138.12%2017.87C140.96%2017.87%20142.44%2019.79%20142.44%2023.07L133.16%2023.07C133.72%2019.23%20136%2017.87%20138.12%2017.87ZM138.68%2035.23C141.24%2035.23%20143.48%2034.43%20145.24%2033.19L143.84%2030.63C142.48%2031.51%20140.92%2032.03%20139.12%2032.03C136.16%2032.03%20133.56%2030.15%20133.12%2026.15L145.76%2026.15C145.92%2025.47%20145.96%2024.75%20145.96%2023.95C145.96%2018.47%20143.24%2014.71%20138.04%2014.71C133.48%2014.71%20129.12%2018.59%20129.12%2024.99C129.12%2031.47%20133.28%2035.23%20138.68%2035.23ZM154.52%2035.15C155.48%2035.15%20156.16%2034.99%20156.68%2034.75L156.16%2031.79C155.84%2031.87%20155.68%2031.87%20155.48%2031.87C154.96%2031.87%20154.52%2031.55%20154.52%2030.43L154.52%206.39L150.56%206.39L150.56%2030.19C150.56%2033.31%20151.64%2035.15%20154.52%2035.15ZM161.88%2042.95C165.96%2042.95%20168%2040.15%20169.52%2035.99L176.72%2015.19L172.88%2015.19L169.68%2025.39C169.16%2027.15%20168.64%2029.11%20168.12%2030.91L167.96%2030.91C167.36%2029.07%20166.76%2027.11%20166.16%2025.39L162.48%2015.19L158.44%2015.19L166.20%2034.63L165.80%2035.99C165.08%2038.15%20163.76%2039.75%20161.64%2039.75C161.20%2039.75%20160.76%2039.67%20160.24%2039.51L159.44%2042.55C160.12%2042.79%20160.88%2042.95%20161.88%2042.95Z'%20fill='%231b1d17'%3e%3c/path%3e%3c/svg%3e){kind=small}
Van de eerste e-mail tot de factuur van de aannemer, zonder iets opnieuw in te voeren.
Wij doen het organisatorische werk. U behoudt de controle over de beslissingen. De aannemer ontvangt een duidelijke briefing, geen draad van tien e-mails.
De volledige flow, van begin tot eind.
Een e-mail komt binnen. Een klaar dossier komt eruit.
Aan: maintenance+uw-kantoor@colively.app
Onderwerp: Verwarming werkt niet meer
Hallo,
De verwarming in mijn flat (3e verdieping links) werkt vanmorgen niet meer. Ik heb de ketel opnieuw opgestart maar niets. Het is 14°C binnen.
Ik ben de hele week beschikbaar behalve donderdag. Mijn nummer is 0470 12 34 56.
Dank u, Antoine
in 4s
Van eerste bericht tot afsluiting, stap voor stap.
Iemand schrijft. Wij lezen. Wij sorteren.
Een huurder, een eigenaar, de conciërge of een lid van de raad van mede-eigendom schrijft naar het eigen adres van uw organisatie, of u stuurt de e-mail door. Binnen enkele seconden leest AI het volledige bericht (ook doorgestuurde ketens, in Frans, Nederlands of Engels) en extraheert wat telt: wat, waar, wie, hoe urgent. Geen handmatige invoer.
Een gestructureerd dossier, ook bij een onvolledig bericht.
Een dossier wordt automatisch geopend. Colively stelt voor of het om een woning gaat of om de gemeenschappelijke delen (lift, dak, gevel, collectieve verwarming), volgens de eigen regels van het gebouw. Bij twijfel wacht het dossier op u in plaats van te gokken. Meldt een andere bewoner dezelfde gemeenschappelijke panne, dan wordt zijn e-mail aan het bestaande dossier toegevoegd. Ontbreekt er informatie, dan krijgt de afzender een beveiligde link of antwoordt hij gewoon op de e-mail. Bij een eenvoudig probleem (gesprongen zekering, radiator ontluchten) krijgt de huurder eerst enkele veilige stappen, nooit voor gas, en kan hij de melding zelf afsluiten.
U valideert. Met één klik.
Uw team krijgt een duidelijk overzicht van alle inkomende dossiers, en elke ochtend een overzicht van wat wacht. Eén klik om te beoordelen, goed te keuren en een aannemer uit te nodigen, of meerdere tegelijk. Geen spreadsheets, geen doorgestuurde e-mails, geen statusopvolging.
Aannemer ontvangt en antwoordt. Geen account, geen training.
De aannemer ontvangt de aanvraag per e-mail of WhatsApp, zonder account, en Colively herinnert hem als hij treuzelt. Hij stuurt zijn offerte via een beveiligde link of door op het bericht te antwoorden. Meerdere aannemers uitgenodigd? De eerste goedgekeurde offerte met een bevestigde datum wint, de anderen worden verwittigd. De pdf wordt automatisch gelezen: totaal, btw, data en omvang worden vooraf ingevuld, met de exacte regel uit het document ernaast, en u bevestigt. Moet de eigenaar akkoord geven, dan keurt hij goed of weigert hij via een link. In mede-eigendom gelden de regels van de VME: wat u alleen mag goedkeuren, wanneer meerdere offertes nodig zijn, wanneer de algemene vergadering moet beslissen.
Offerte goedgekeurd. De afspraak valt tussen hun beschikbaarheden.
De persoon die toegang geeft (de huurder, de bewoner, of de conciërge voor een gemeenschappelijk deel) geeft meerdere tijdslots op via zijn beveiligde link of door op de e-mail te antwoorden. De aannemer neemt er een, of stelt een ander voor als geen enkel slot past. Moet hij eerst ter plaatse kijken, dan wordt het plaatsbezoek op dezelfde manier gepland. Agenda-uitnodiging voor iedereen, en herinnering de dag ervoor met bevestigen of annuleren in één klik.
Werken zijn klaar. De bewoner bevestigt.
Wanneer de aannemer de klus als voltooid markeert, ontvangt de persoon die in het dossier is aangeduid een bevestigingsverzoek per e-mail. Die bevestigt, of maakt bezwaar, met één klik of een antwoord. Uw team grijpt alleen in wanneer nodig.
Factuur ontvangen. Dossier netjes afgesloten.
De aannemer dient zijn factuur in via dezelfde beveiligde link. Ze wordt gelezen en vergeleken met de goedgekeurde offerte of de afgesproken prijs: ligt ze hoger, dan wordt ze u gemeld vóór validatie. Wie betaalt (eigenaar, huurder, mede-eigendom) wordt vooraf vastgelegd of na de werken beslist op basis van de oorzaak die de aannemer meldt, en de factuur gaat naar die partij. Het dossier wordt afgesloten met een volledige audittrail van elk bericht, bestand, offerte en beslissing.
Wat vroeger verloren ging.
De offerte begraven in Outlook
De aannemer antwoordde 9 dagen geleden. Hun e-mail is begraven onder twee andere. De huurder belt opnieuw.
De afspraak nooit bevestigd
Aannemer vrij op dinsdag 10u. Huurder akkoord met woensdag 14u. Niemand heeft het aan elkaar doorgegeven.
De vergeten opvolging
U dacht dat uw collega had opgevolgd. Het dossier ligt er al acht dagen.
De factuur boven de offerte
Offerte aanvaard voor € 1.240, factuur van € 1.610. Niemand zag het vóór de betaling.
Met Colively staat niets stil. Elke aanvraag heeft een volgende stap en een verantwoordelijke.
Naar de app →Veelgestelde vragen
Probeer het op uw eigen aanvragen.
Gratis, zonder bankkaart.
Stuur een echte e-mail van een huurder of mede-eigenaar door en zie wat ermee gebeurt. Uw eerste dossiers zijn gratis: u oordeelt op het resultaat voor u betaalt.