Wie betaalt als dat pas na de interventie duidelijk is?

De betaler (eigenaar, huurder of mede-eigendom) wordt vooraf vastgelegd als het duidelijk is. Anders wordt het na de werken beslist, op basis van de oorzaak die de aannemer meldt: een lek door slijtage is geen lek door nalatigheid. De factuur gaat dan naar de juiste partij, met het dossier als bewijsstuk.

Wat gebeurt er als de factuur niet overeenkomt met de offerte?

Het verschil wordt in het dossier gemeld voor validatie. U kunt het aanvaarden met een opmerking, vanuit de draad een gecorrigeerde factuur aan de aannemer vragen, of weigeren. Elke stap blijft geregistreerd.

Kan men aan de eigenaar doorfactureren met de bewijsstukken?

Ja. De export per eigenaar bevat voor elk dossier de aanvaarde offerte, de factuur en de historiek. Hij komt er met één klik uit, per mandaat of per periode.

Moeten de aannemers een specifiek offerteformaat gebruiken?

Nee. Ze kunnen hun regels in de beveiligde link invoeren of hun eigen pdf sturen. Een tekst-pdf wordt automatisch gelezen: totaal, btw, data en omvang worden vooraf ingevuld, met de regel uit het document ernaast, en u bevestigt. Gescande pdf's en foto's van documenten worden nog niet gelezen: dan voert u het bedrag zelf in.

Offertes en facturen

Einde van de maand: dertig facturen, achtentwintig offertes, en twee die niet overeenkomen.

Het probleem met onderhoudsfacturen is niet ze te betalen, maar ze terug te vinden en ze af te stemmen op de offerte, het pand en de eigenaar. Colively houdt elk bedrag gekoppeld aan het dossier dat het voortbracht. Dit is de werkbon zoals de boekhouding hem leest.

Proberen met uw eigen aanvragen Bekijk hoe het werkt

Ref.: DF-4470
Pand: Louizalaan 215, app. 12, mandaat Deroose
Geopend op: wo. 11:03

01Melding

Het dossier ontstaat met het pand en de eigenaar al gekend.

Vanaf de melding koppelt Colively het dossier aan een pand en een mandaat. Die koppeling, van bij de start gelegd, maakt de doorfacturatie op het einde mogelijk zonder iets over te typen.

Pand en mandaat herkend bij de opening
Eén dossier per interventie, nooit een parallelle draad
Elk later stuk erft de koppeling

E-mailMevr. Nguyen, app. 12 · 11:03

Goedendag, de voordeur van het appartement sluit slecht, ik moet forceren om de sleutel om te draaien. Gelieve het nodige te doen.

Geëxtraheerd door Colively

Probleem: Stroef slot, voordeur
Pand: Louizalaan 215, app. 12
Mandaat: Deroose

NORMAAL

02Diagnose

U valideert, en het goedkeuringscircuit staat in het dossier.

Volgens het mandaat gaat de offerte naar de eigenaar of wordt ze door u aanvaard. Het dossier weet dat. Voor een deurslot vraagt u twee offertes: beide aannemers krijgen dezelfde aanvraag. Elke beslissing krijgt een tijdstempel en de naam van wie ze nam.

Instructies van het mandaat zichtbaar in het dossier
Meerdere offertes aangevraagd met één klik
Beslissing met tijdstempel en naam

Voorgestelde aannemers

Serrurerie GoossensSlotenmaker · Stabiele tarieven op uw 12 laatste dossiers
Clés et Serrures LouiseSlotenmaker · Voorkeur · Louizawijk

Twee offertes aanvragenEén klik, 11:20

VERSTUURD NAAR 2 AANNEMERS

03Offerte

De offertes zijn aan de bron gestructureerd. U kiest, het bedrag ligt vast.

Elke aannemer vult zijn offerte regel per regel in via zijn link, of stuurt zijn eigen pdf. Colively leest de pdf en vult totaal, btw, data en omvang vooraf in, met de exacte regel uit het document naast elke waarde. U controleert en bevestigt. U kiest een van de offertes, of legt ze voor aan de eigenaar. Het aanvaarde bedrag ligt vast voor de afstemming.

Pdf automatisch gelezen, bronregel getoond, u bevestigt
Offertes vergeleken, aanvaarding door u of de eigenaar
Aanvaard bedrag vast voor de afstemming

Serrurerie Goossens

via e-maillink, 16:30

€ 260,00

Vervanging cilinder en 3 sleutels: € 150,00
Werkuren en verplaatsing: € 110,00

OFFERTE AANVAARD

Andere ontvangen offertes

Clés et Serrures Louise · ontvangen 17:05, niet gekozen€ 295,00

04Afspraak

De afspraak staat vast. Het dossier gaat vooruit zonder u.

De huurster stelt haar tijdslots voor via haar link, de gekozen aannemer neemt er één of stelt een ander voor, herinnering de dag ervoor. De boekhouding heeft hier niets te zien, en dat is net het punt: niets gaat verloren tussen offerte en factuur.

Tijdslots van de huurder, keuze van de aannemer
Tegenvoorstel bevestigd door de huurder
Geen enkel bedrag circuleert buiten het dossier

Tijdslots voorgesteld door mevr. Nguyen

vr. 09:00 tot 10:30
ma. 14:00 tot 15:30

Past geen enkel tijdslot? De aannemer stelt een ander voor, mevr. Nguyen bevestigt per e-mail.

Herinnering verstuurd naar mevr. Nguyen en de aannemer do. 18:00

05Afsluiting

De bevestiging van de huurder zet de facturatie in gang.

Wanneer de huurder bevestigt, wordt de aannemer uitgenodigd om te factureren via dezelfde link. Geen factuur voor de bevestiging, geen factuur zonder geregistreerde interventie.

Facturatie geopend na bevestiging
Betwisten kan voor elke betaling
Keten offerte, interventie, bevestiging, factuur intact

E-mailMevr. Nguyen, app. 12 · vr. 10:45

Het slot werkt perfect, bedankt.

BEVESTIGD

06Factuur

De factuur wordt afgestemd op de offerte. Een verschil, als het er is, wordt gemeld.

De pdf-factuur komt via de link van de aannemer binnen en wordt gelezen zoals de offerte: bedragen vooraf ingevuld, bronregel getoond, u bevestigt. Colively vergelijkt ze met de aanvaarde offerte of de afgesproken prijs. Hier € 35 meer dan de offerte: de factuur wordt gemeld voor u ze valideert. Daarna komt de export per eigenaar, per pand of per periode er met één klik uit, klaar voor uw boekhouder.

Factuur vergeleken met de aanvaarde offerte of de afgesproken prijs
Overschrijding gemeld voor validatie
Export per eigenaar, pand of periode

F-2026-0398Serrurerie Goossens

€ 295,00

Aanvaarde offerte: € 260,00
Gefactureerd: € 295,00
Overschrijding gemeld: + € 35,00

Gekoppeld aan dossier DF-4470, mandaat DerooseExport per eigenaar

AFGESLOTEN. Dossier gearchiveerd. Elk bericht, bestand, offerte en beslissing wordt bewaard.

Test het met een echte huurdersmailZonder account, in 60 seconden

Veelgestelde vragen

Nee. Colively houdt het onderhoudsdossier bij tot en met de afgestemde factuur, en exporteert daarna naar uw boekhouding. Het houdt geen grootboek bij en doet geen betalingen in uw plaats.

Zie ook

Alle toepassingen

Akkoord van de eigenaar op offertesDe eigenaar keurt de offerte goed of weigert ze via een link, zonder account, ook vanuit het buitenland.Dossier openen Aannemers coördinerenOffertes, tijdslots en facturen via beveiligde link. De aannemer installeert niets, u belt niemand meer achterna.Dossier openen VerhuurkantorenMeerdere mandaten, meerdere eigenaars, een team dat het volume verwerkt.Dossier openen

Klaar om te stoppen met achter aannemers aan te lopen?

Probeer het op uw eigen aanvragen.
Gratis, zonder bankkaart.

Stuur een echte e-mail van een huurder of mede-eigenaar door en zie wat ermee gebeurt. Uw eerste dossiers zijn gratis: u oordeelt op het resultaat voor u betaalt.

Gratis proberen →Praat met een mens