%20scale(1)'%3e%3cpath%20d='M38%2020.5L24%209.5L10%2020.5V38.5H28'%20fill='none'%20stroke='%231f7163'%20stroke-width='4.5'%20stroke-linecap='round'%20stroke-linejoin='round'%3e%3c/path%3e%3ccircle%20cx='37'%20cy='31'%20r='3.7'%20fill='%231f7163'%3e%3c/circle%3e%3c/g%3e%3cpath%20d='M58.40%2035.23C60.84%2035.23%2063.04%2034.27%2064.68%2032.71L63%2030.27C61.88%2031.31%2060.40%2031.99%2058.72%2031.99C55.40%2031.99%2053.08%2029.19%2053.08%2024.99C53.08%2020.79%2055.52%2017.99%2058.80%2017.99C60.36%2017.99%2061.48%2018.55%2062.40%2019.39L64.32%2016.95C63%2015.63%2061.16%2014.71%2058.64%2014.71C53.52%2014.71%2049%2018.47%2049%2024.99C49%2031.47%2053.04%2035.23%2058.40%2035.23ZM76.56%2035.23C81.40%2035.23%2085.72%2031.47%2085.72%2024.99C85.72%2018.47%2081.40%2014.71%2076.56%2014.71C71.72%2014.71%2067.36%2018.47%2067.36%2024.99C67.36%2031.47%2071.72%2035.23%2076.56%2035.23ZM76.56%2031.99C73.44%2031.99%2071.44%2029.19%2071.44%2024.99C71.44%2020.79%2073.44%2017.99%2076.56%2017.99C79.68%2017.99%2081.64%2020.79%2081.64%2024.99C81.64%2029.19%2079.68%2031.99%2076.56%2031.99ZM94.56%2035.15C95.52%2035.15%2096.20%2034.99%2096.72%2034.75L96.20%2031.79C95.88%2031.87%2095.72%2031.87%2095.52%2031.87C95%2031.87%2094.56%2031.55%2094.56%2030.43L94.56%206.39L90.60%206.39L90.60%2030.19C90.60%2033.31%2091.68%2035.15%2094.56%2035.15ZM101.12%2034.75L105.08%2034.75L105.08%2015.19L101.12%2015.19ZM103.08%2011.47C104.52%2011.47%20105.56%2010.55%20105.56%209.07C105.56%207.67%20104.52%206.71%20103.08%206.71C101.64%206.71%20100.60%207.67%20100.60%209.07C100.60%2010.55%20101.64%2011.47%20103.08%2011.47ZM115.56%2034.75L120.16%2034.75L126.92%2015.19L123.08%2015.19L119.68%2025.83C119.12%2027.75%20118.52%2029.71%20117.96%2031.63L117.80%2031.63C117.24%2029.71%20116.64%2027.75%20116.08%2025.83L112.68%2015.19L108.64%2015.19ZM138.12%2017.87C140.96%2017.87%20142.44%2019.79%20142.44%2023.07L133.16%2023.07C133.72%2019.23%20136%2017.87%20138.12%2017.87ZM138.68%2035.23C141.24%2035.23%20143.48%2034.43%20145.24%2033.19L143.84%2030.63C142.48%2031.51%20140.92%2032.03%20139.12%2032.03C136.16%2032.03%20133.56%2030.15%20133.12%2026.15L145.76%2026.15C145.92%2025.47%20145.96%2024.75%20145.96%2023.95C145.96%2018.47%20143.24%2014.71%20138.04%2014.71C133.48%2014.71%20129.12%2018.59%20129.12%2024.99C129.12%2031.47%20133.28%2035.23%20138.68%2035.23ZM154.52%2035.15C155.48%2035.15%20156.16%2034.99%20156.68%2034.75L156.16%2031.79C155.84%2031.87%20155.68%2031.87%20155.48%2031.87C154.96%2031.87%20154.52%2031.55%20154.52%2030.43L154.52%206.39L150.56%206.39L150.56%2030.19C150.56%2033.31%20151.64%2035.15%20154.52%2035.15ZM161.88%2042.95C165.96%2042.95%20168%2040.15%20169.52%2035.99L176.72%2015.19L172.88%2015.19L169.68%2025.39C169.16%2027.15%20168.64%2029.11%20168.12%2030.91L167.96%2030.91C167.36%2029.07%20166.76%2027.11%20166.16%2025.39L162.48%2015.19L158.44%2015.19L166.20%2034.63L165.80%2035.99C165.08%2038.15%20163.76%2039.75%20161.64%2039.75C161.20%2039.75%20160.76%2039.67%20160.24%2039.51L159.44%2042.55C160.12%2042.79%20160.88%2042.95%20161.88%2042.95Z'%20fill='%231b1d17'%3e%3c/path%3e%3c/svg%3e){kind=small}
Vergelijking
Excel, WhatsApp en de mailbox, tegenover een dossier dat zichzelf invult.
De meeste beheerders volgen herstellingen op met een spreadsheet, een of twee WhatsApp-groepen en een gedeelde mailbox. Dat werkt, tot de portefeuille groeit of iemand op vakantie gaat. Dit is, stap voor stap, wat Colively verandert.
Stap voor stap
Wat u vandaag met de hand doet, en wat het dossier voor u doet.
| Stap | Excel + WhatsApp + e-mail | Colively |
|---|---|---|
| Melding (huurder, eigenaar, conciërge) | De huurder, eigenaar of conciërge schrijft waar hij kan: mail, WhatsApp, soms een telefoontje. Iemand zet de kern in een rij van de spreadsheet, als hij eraan denkt. | Iedereen schrijft per e-mail naar het adres van uw organisatie. AI leest het bericht en opent in enkele seconden een gestructureerd dossier: pand, probleem, urgentie, beschikbaarheid. Ontbreekt er iets, dan krijgt de afzender een beveiligde link of antwoordt hij gewoon. |
| Triage en urgentie | De urgentie hangt af van wie het bericht leest en op welk uur. Op zondagavond wacht een lek in de mailbox tot maandagochtend. | Het urgentieniveau wordt bij het lezen voorgesteld en in de wachtrij getoond. De beheerder van wacht wordt verwittigd. U past het niveau met één klik aan als de AI zich vergist. |
| Aannemers opvolgen | U stuurt de aannemer een bericht, dan nog een, dan belt u. Wie geantwoord heeft zit in uw hoofd of in een statuskolom die niemand bijwerkt. | De aannemer krijgt de aanvraag per e-mail of WhatsApp, naar keuze, met een beveiligde link. Treuzelt hij, dan herinnert Colively hem automatisch volgens een schema, via het kanaal dat hij leest. Zijn antwoord, of het uitblijven ervan, is zichtbaar in het dossier, en elke ochtend krijgt u een samenvatting van wat wacht. |
| Offertes | De offerte komt als pdf per mail of als foto op WhatsApp. U vindt ze drie weken later terug door de naam van de aannemer in de mailbox te zoeken. | U nodigt één aannemer uit, of meerdere in concurrentie op hetzelfde dossier: de eerste goedgekeurde offerte met een bevestigde datum wint. Elk dient zijn offerte in via de link, of antwoordt gewoon. De pdf wordt gelezen en vooraf ingevuld (bedrag, btw, data), u bevestigt. U keurt goed of af met één klik, of legt ze via een beveiligde link voor aan de eigenaar. |
| Planning | Drie berichten om een moment te vinden tussen aannemer en bewoner, met u in het midden om beschikbaarheden door te geven. | De aannemer stelt tijdsloten voor, de bewoner kiest via zijn link of door per e-mail te antwoorden. De bevestigde afspraak verschijnt in het dossier en in de planning. |
| Bevestiging van de werken | U gaat ervan uit dat het hersteld is omdat de bewoner niet meer klaagt. Of u schrijft om het na te vragen, als u eraan denkt. | Na de interventie krijgt de bewoner een bevestigingsvraag per e-mail. Hij bevestigt of meldt een probleem met één klik. Het dossier sluit niet zonder deze stap. |
| Facturen en doorfacturatie | De factuur komt per mail. U koppelt ze met de hand aan de offerte en zoekt dan aan welke eigenaar ze doorgefactureerd moet worden. | De aannemer dient zijn factuur in via dezelfde link. De pdf wordt gelezen en vergeleken met de goedgekeurde offerte, een overschrijding wordt gemarkeerd. Ze hangt aan het dossier en gaat naar wie betaalt: eigenaar, huurder of mede-eigendom, vooraf vastgelegd of na de werken beslist. |
| Historiek en bewijs | De historiek van een herstelling zit verspreid over een Excel-rij, een WhatsApp-gesprek en enkele mails. Ze reconstrueren voor een eigenaar of verzekeraar kost een uur. | Elk dossier bewaart alles: berichten, foto's, offertes, beslissingen, factuur, met het tijdstip van elke stap. U deelt of exporteert de volledige historiek met één klik. |
Eerlijk gezegd
Wanneer Excel en WhatsApp volstaan.
Colively is niet het juiste antwoord op elke situatie. Drie gevallen waarin handmatige opvolging prima werkt.
Minder dan een tiental eenheden
Met enkele woningen en een handvol herstellingen per maand volstaan een bijgewerkte spreadsheet en één betrouwbare aannemer. De kost van een nieuwe tool weegt zwaarder dan de gewonnen tijd.
Eén persoon, van begin tot einde
Als u zelf elk bericht leest, elke aannemer belt en elke factuur nakijkt, gaat er niets verloren tussen twee mensen. De spreadsheet is uw geheugen, en dat werkt.
Geen externe aannemers
Als herstellingen intern gebeuren door een technische ploeg die in hetzelfde gebouw werkt als u, brengt coördinatie via beveiligde links minder op dan een gesprek in de gang.
De dag dat de portefeuille groeit, een tweede persoon meedraait, of een eigenaar een historiek vraagt die u niet meer kunt reconstrueren, begint de spreadsheet meer te kosten dan hij opbrengt.
Veelgestelde vragen
Nee. Colively heeft geen import nodig om te starten. Elke organisatie krijgt een eigen e-mailadres. De eerste e-mail van een huurder, eigenaar of conciërge maakt het eerste dossier aan, met pand en contact uit het bericht gehaald. U vult verder aan terwijl u werkt.
Nee. Ze krijgen aanvragen per e-mail of WhatsApp, naar keuze. Het verschil: elke aanvraag bevat een beveiligde link om een offerte in te dienen, een tijdslot voor te stellen of een factuur te sturen. Ze kunnen ook gewoon op het bericht antwoorden. Geen account, geen app.
Nee. De AI leest en structureert. Elke overgang van een dossier (keuze van aannemer, goedkeuring van offerte, afspraak, afsluiting) wordt door een mens gevalideerd. De details staan op de pagina Veiligheid en gegevens.
Dezelfde vergelijking geldt: een spreadsheet en WhatsApp-groepen verliezen in een mede-eigendom evenveel draden als in een huurportefeuille. Colively voegt toe wat eigen is aan de syndicus: gemeenschappelijke of privatieve delen voorgesteld bij de melding (u bevestigt), meldingen van meerdere bewoners samengebracht in één dossier, uitgavenregels van de VME toegepast bij de goedkeuring van een offerte, de beslissing van de algemene vergadering vastgelegd met het proces-verbaal, en berichten over werken aan de bewoners. Colively doet geen boekhouding en verdeelt geen kosten tussen mede-eigenaars.
De proefperiode is gratis, zonder kredietkaart, en uw eerste dossiers zijn inbegrepen. Daarna wordt het tarief opgebouwd op uw werkelijke dossiervolume, op offerte. De spreadsheet is gratis in licentie, maar elk dossier kost u de tijd van opvolgen, zoeken en reconstrueren. Die tijd vergelijkt u. Zie de pagina Tarieven.
Klaar om te stoppen met achter aannemers aan te lopen?
Probeer het op uw eigen aanvragen.
Gratis, zonder bankkaart.
Stuur een echte e-mail van een huurder of mede-eigenaar door en zie wat ermee gebeurt. Uw eerste dossiers zijn gratis: u oordeelt op het resultaat voor u betaalt.