Hoe weet Colively of een probleem een gemeenschappelijk deel betreft?

Via de regels van het gebouw, die u één keer beschrijft, want de basisakte verschilt van gebouw tot gebouw. Colively stelt gemeenschappelijk deel of privatieve kavel voor zodra de e-mail binnenkomt. Is het niet duidelijk, dan wacht het dossier op u in plaats van te gokken, en de beslissing kan later nog wijzigen, bijvoorbeeld zodra de oorzaak van een lek gevonden is.

Wat gebeurt er als meerdere mede-eigenaars dezelfde panne melden?

Hun e-mails worden toegevoegd aan het dossier dat al openstaat voor dat gemeenschappelijke deel. Eén dossier, één aannemer om op te volgen, en elke bewoner krijgt zijn ontvangstbevestiging.

Respecteert Colively de uitgavenregels van de VME?

Ja, de regels die u voor elke VME vastlegt: wat de syndicus alleen mag goedkeuren, wanneer meerdere offertes nodig zijn, wanneer de algemene vergadering moet beslissen. Het dossier wacht dan op de beslissing van de AV, die u registreert met de notulen. Dringende werken kunnen worden toegestaan met een schriftelijke motivering. Colively legt geen enkele drempel op.

Hoe wordt waterschade behandeld?

Colively herkent een melding die op een schadegeval lijkt en stelt voor om een aangifte te openen op de brandpolis van het gebouw. U beslist. De aangifte gaat per e-mail naar de makelaar, de expert, de vrijstelling en de vergoeding worden in het dossier opgevolgd, de dringende droging gaat door en de herstelling wacht op het akkoord van de verzekeraar.

Kan ik verhuur en mede-eigendom in hetzelfde account beheren?

Ja. Eén account kan verhuurde kavels en gebouwen in mede-eigendom combineren. De syndicusfuncties verschijnen alleen bij gebouwen die als mede-eigendom gemarkeerd zijn.

Wat kost het voor een syndicus?

Hetzelfde model als voor iedereen: een prijs per verwerkt dossier, op offerte volgens uw volume, onbeperkte gebruikers. Samengevoegde dubbele meldingen tellen niet als extra dossiers. Uw eerste dossiers zijn gratis. Details op de pagina Tarieven.

Voor syndici

De lift staat stil. Negen bewoners mailen u. Er opent één dossier.

Colively leest de e-mails van mede-eigenaars, bewoners en de conciërge, koppelt elke aanvraag aan de juiste kavel of het juiste gemeenschappelijke deel, past de uitgavenregels van de VME toe en volgt de aannemer op tot aan de factuur. U houdt elke beslissing in handen.

Gratis proberen →Praat met een mens

VME's en volledige gebouwen · Nederlands, Frans, Engels · Verhuur en mede-eigendom in één account

Gemeenschappelijke en privatieve delen

Elke melding komt op de juiste plek in het gebouw terecht.

Welke delen gemeenschappelijk zijn, staat in de basisakte, en dat verschilt van gebouw tot gebouw. U beschrijft het één keer per gebouw. Daarna wordt elke inkomende e-mail gekoppeld aan een kavel of een gemeenschappelijk deel, en als het niet duidelijk is, beslist u.

Residentie De Linden · VMEPrivatief · kavel 3B

Privatief deel
Gemeenschappelijk deel
Te beslissen

Geval 1/4
Lek onder de gootsteen in 3B.
De huurster van 3B mailt. De gootsteen zit in haar appartement: het dossier is privatief, gekoppeld aan kavel 3B en de eigenaar ervan. Is zijn akkoord op de offerte nodig, dan geeft hij het via een link.
Privatief · kavel 3B
Geval 2/4
De lift zit vast. Drie bewoners mailen.
2A, 4B en 5A melden dezelfde panne binnen twintig minuten. De lift is een gemeenschappelijk deel: er opent één dossier, de twee volgende e-mails worden eraan toegevoegd. Iedereen krijgt een ontvangstbevestiging.
Gemeenschappelijk · lift · 3 e-mails, 1 dossier
Geval 3/4
Een vochtvlek op het plafond van 5A.
Het dak? De badkamer van de buren? Colively gokt niet: het dossier wacht op u met de vermelding « te beslissen ». Zodra de aannemer de oorzaak vindt, past u de beslissing aan en het dossier volgt.
Te beslissen door de beheerder
Geval 4/4
Onderhoud van de collectieve ketel.
De conciërge opent de stookplaats en bevestigt dat de interventie klaar is. De raad van mede-eigendom wordt op de hoogte gehouden. De bewoners krijgen een bericht, elk via een individuele e-mail.
Conciërge: toegang · Raad: op de hoogte

Privatief deel
Gemeenschappelijk deel
Te beslissen

Elke persoon heeft een rol in het dossier

Op de hoogte: krijgt de belangrijkste stappen
Geeft toegang: stelt tijdslots voor, opent de deur
Bevestigt: bevestigt dat de werken klaar zijn
Keurt goed: aanvaardt of weigert de offerte

Uitgavenregels

De regels van de VME, toegepast op het moment van goedkeuren.

U legt één keer vast wat de syndicus alleen mag goedkeuren, wanneer meerdere concurrerende offertes nodig zijn en wanneer de algemene vergadering moet beslissen. Bij elke offerte zegt Colively u waar ze staat. Moet de AV beslissen, dan wacht het dossier op haar beslissing, die u registreert met de notulen.

Regels eigen aan elke VME, geen drempel opgelegd door Colively
Dringende werken toegestaan met een schriftelijke motivering
Terugkerende contracten één keer goedgekeurd door de AV, niet bij elke beurt opnieuw gecontroleerd

Controle van de VME-regels

Gedeeltelijke renovatie van het platte dak€ 18.420 incl. btw

Mededinging3 offertes ontvangen, zoals de regels van de VME vragen
Boven wat de syndicus alleen goedkeurtVolgens het plafond bepaald door de algemene vergadering
Beslissing van de algemene vergaderingAV van 14 oktober · notulen toe te voegen aan het dossier
Bestelling bij de aannemerZodra de beslissing geregistreerd is

Wacht op de AV

Akkoord van de eigenaar

De mede-eigenaar keurt de offerte voor zijn kavel goed via een link.

Als een herstelling in een kavel het akkoord van de eigenaar vraagt, krijgt hij de offerte toegestuurd. Hij keurt ze goed of weigert ze via een beveiligde link, zonder account. U ziet het antwoord in het dossier, met tijdstempel. Het werkt ook voor een verhuurder van wie u het pand beheert.

Geen account, geen app voor de eigenaar
Goedkeuren of weigeren met één klik
Antwoord met tijdstempel in het dossier

Akkoord van de eigenaar

Vervanging ketel · kavel 2B€ 3.960 incl. btw

Offerte verstuurd naar dhr. PeetersBeveiligde link, maandag 9u12
Offerte bekekenMaandag 18u40
Goedgekeurd via de linkDinsdag 7u55 · zonder account

Akkoord ontvangen

Onderhoud van het gebouw

Een onderhoudslogboek dat zichzelf bijhoudt.

Keuring van de lift, onderhoud van de collectieve ketel, branddetectie, dakgoten: onderhoudsplannen hangen aan het gebouw of aan een gemeenschappelijke installatie. Het dossier opent vóór de vervaldag, de conciërge regelt de toegang, de raad wordt op de hoogte gehouden. Een niet-conform keuringsresultaat opent een opvolging.

Logboek per gebouw: gepland, uitgevoerd, laatste keuringsresultaat
Bericht aan de bewoners vóór de interventie
Niet-conforme keuring: opvolging geopend, niets raakt vergeten

Onderhoudslogboek

Residentie De Linden

Lift · periodieke keuringUitgevoerd op 12/06 · volgende op 12/12Conform
Collectieve ketel · onderhoudUitgevoerd op 03/10/2025 · gepland op 03/10Bericht verstuurd
Branddetectie · keuringUitgevoerd op 18/09 · opmerkingen weg te werkenNiet conform · opvolging
Dakgoten · reinigingUitgevoerd op 20/11/2025 · gepland op 20/11Ingepland

Elke lijn verwijst naar het dossier: offerte, verslag van de aannemer, factuur.

Berichten aan de bewoners

Het hele gebouw verwittigen, zonder iemand bloot te geven.

Waterafsluiting, lift buiten dienst, stelling tegen de gevel: u schrijft het bericht één keer, Colively stuurt het naar alle bewoners van het gebouw. Iedereen krijgt zijn eigen e-mail, niemand ziet de adressen van de anderen.

Eén verzending, individuele e-mails
Alle bewoners van het gebouw
Het bericht blijft aan het dossier gekoppeld

E-mail24 ontvangers · individuele verzending

Bericht aan het gebouw

Waterafsluiting donderdag van 8u tot 12u

Beste bewoner, voor de vervanging van een kraan in de kelder wordt het water in het hele gebouw afgesloten op donderdag van 8u tot 12u. Bedankt voor uw begrip. De syndicus.

Niemand ziet de contactgegevens van de andere bewoners.

Schadegevallen

De waterschade, opgevolgd in het dossier, tot aan de vergoeding.

Als een melding op een schadegeval lijkt, stelt Colively voor om een aangifte te openen op de juiste polis: de brandpolis van het gebouw voor een mede-eigendom, de polis van de verhuurder voor een huurpand. U beslist. De aangifte gaat per e-mail naar de verzekeringsmakelaar. Het bezoek van de expert, de documenten, de vrijstelling en de vergoeding worden op één plek opgevolgd. Dringende werken (het lek stoppen, drogen) gaan door, de herstelling wacht op het akkoord van de verzekeraar.

Aangifte per e-mail naar de makelaar
Herinneringen: schade niet aangegeven, expert nog niet langsgekomen, laattijdige betaling
De AI beslist nooit over de dekking

SCH-031 · WaterschadeBrandpolis gebouw · VME De Linden

Makelaar: Aangifte verstuurd op 16/09
Expert: Bezoek op 23/09 om 10u
Vrijstelling: Volgens polis
Vergoeding: In afwachting

Schadegeval voorgesteld, door u geopend
Aangifte bij de makelaar
Dringende droging
Bezoek van de expert
Akkoord van de verzekeraar
Herstelling en vergoeding

Herstelling wacht op akkoord

Offertes en facturen gelezen

De pdf van de aannemer, voor u gelezen. Elk bedrag met zijn regel.

Offertes en facturen in pdf die aannemers sturen, worden automatisch gelezen: totaal, btw, data en omvang worden vooraf ingevuld, en de exacte regel uit het document staat naast elke waarde. U bevestigt. De factuur wordt vergeleken met de goedgekeurde offerte of de afgesproken prijs: ligt ze hoger, dan wordt ze u gemeld.

offerte_dak_DeWitte.pdfWaarden bevestigen

Veld	Waarde	Regel in het document
Totaal excl. btw	€ 15.223,14	« Totaal excl. btw ...... 15.223,14 » p. 2
Btw	€ 3.196,86	« Btw 21 % ...... 3.196,86 » p. 2
Geldigheid	30 dagen	« Offerte geldig 30 dagen » p. 1
Omvang	Gedeeltelijke renovatie plat dak	« Betreft: gedeeltelijke renovatie van het dak » p. 1

Factuur ontvangen boven de goedgekeurde offerte: na te kijken vóór betaling.

Voorlopig leest Colively tekst-pdf's. Ingescande pdf's en foto's van documenten worden nog niet gelezen.

Duidelijk vanaf het begin

Wat Colively niet doet.

Colively neemt het onderhoud van het gebouw op zich. Voor de rest houdt u uw eigen tools.

Geen boekhouding van de mede-eigendom: Geen afrekening van lasten, geen verdeling van kosten tussen mede-eigenaars. De exports gaan naar uw eigen software.
Geen beheer van de algemene vergadering: Oproepingen en stemmingen blijven bij u. Colively registreert de beslissing van de AV en de notulen in het dossier.
Geen koppeling met verzekeraars: Geen verzekeraarsplatform, geen makelaarsportaal: de aangifte gaat per e-mail naar de makelaar.
Geen beslissingen door de AI: Ze leest e-mails en documenten. Ze keurt geen offerte goed, beslist niet over de dekking en kiest de aannemer niet.

Veelgestelde vragen

Nee. Colively neemt het onderhoud en het technisch beheer van het gebouw op zich: meldingen, aannemers, offertes, planning, schadegevallen, onderhoud, facturen. De boekhouding van de mede-eigendom, de afrekening van de lasten en de oproeping van de algemene vergadering blijven in uw syndicussoftware.

Klaar om te stoppen met achter aannemers aan te lopen?

Probeer het op uw eigen aanvragen.
Gratis, zonder bankkaart.

Stuur een echte e-mail van een huurder of mede-eigenaar door en zie wat ermee gebeurt. Uw eerste dossiers zijn gratis: u oordeelt op het resultaat voor u betaalt.