Comment Colively sait-il si un problème concerne une partie commune ?

Grâce aux règles de l'immeuble, que vous décrivez une fois, car l'acte de base varie d'un immeuble à l'autre. Colively propose partie commune ou lot privatif à la réception de l'e-mail. Quand ce n'est pas clair, le dossier vous attend au lieu de deviner, et la décision peut être changée plus tard, par exemple quand l'origine d'une fuite est trouvée.

Que se passe-t-il quand plusieurs copropriétaires signalent la même panne ?

Leurs e-mails rejoignent le dossier déjà ouvert pour cette partie commune. Un seul dossier, un seul artisan à relancer, et chaque résident reçoit son accusé de réception.

Colively respecte-t-il les règles de dépense de l'ACP ?

Oui, celles que vous définissez pour chaque association : ce que le syndic peut approuver seul, quand plusieurs devis sont nécessaires, quand l'assemblée générale doit décider. Le dossier attend alors la décision de l'AG, que vous enregistrez avec le PV. Les travaux urgents peuvent être autorisés avec une justification écrite. Colively n'impose aucun seuil.

Peut-on gérer location et copropriété dans le même compte ?

Oui. Un compte peut mêler lots en location et immeubles en copropriété. Les fonctions syndic n'apparaissent que sur les immeubles marqués comme copropriété.

Combien ça coûte pour un syndic ?

Le même modèle que pour tout le monde : un prix par dossier traité, sur devis selon votre volume, sièges illimités. Les signalements en double regroupés ne comptent pas comme des dossiers en plus. Vos premiers dossiers sont offerts. Détails sur la page Tarifs.

Pour les syndics de copropriété

L'ascenseur est à l'arrêt. Neuf résidents vous l'écrivent. Un seul dossier s'ouvre.

Colively lit les e-mails des copropriétaires, des occupants et du concierge, rattache chaque demande au bon lot ou à la bonne partie commune, applique les règles de dépense de l'association et suit l'artisan jusqu'à la facture. Vous gardez chaque décision.

Essayer gratuitement →Parler à quelqu'un

ACP et immeubles entiers · Français, néerlandais, anglais · Location et copropriété dans le même compte

Parties communes, parties privatives

Chaque signalement atterrit au bon endroit de l'immeuble.

Quelles parties sont communes, c'est l'acte de base qui le dit, et il change d'un immeuble à l'autre. Vous le décrivez une fois par immeuble. Ensuite, chaque e-mail entrant est rattaché à un lot ou à une partie commune, et quand ce n'est pas clair, c'est vous qui tranchez.

Résidence Les Tilleuls · ACPPrivatif · lot 3B

Partie privative
Partie commune
À trancher

Cas 1/4
Fuite sous l'évier du 3B.
La locataire du 3B écrit. L'évier est dans son logement : le dossier est privatif, rattaché au lot 3B et à son propriétaire. S'il faut son accord sur le devis, il le donne depuis un lien.
Privatif · lot 3B
Cas 2/4
L'ascenseur est bloqué. Trois résidents écrivent.
Le 2A, le 4B et le 5A signalent la même panne en vingt minutes. L'ascenseur est une partie commune : un seul dossier s'ouvre, les deux e-mails suivants le rejoignent. Chacun reçoit un accusé de réception.
Commun · ascenseur · 3 e-mails, 1 dossier
Cas 3/4
Une tache d'humidité au plafond du 5A.
La toiture ? La salle de bain du voisin ? Colively ne devine pas : le dossier vous attend avec la mention « à trancher ». Une fois l'origine trouvée par l'artisan, vous changez la décision, et le dossier suit.
À trancher par le gestionnaire
Cas 4/4
Entretien de la chaudière collective.
Le concierge ouvre la chaufferie et confirme la fin de l'intervention. Le conseil de copropriété est tenu informé. Les résidents reçoivent un avis, chacun par e-mail individuel.
Concierge : accès · Conseil : informé

Partie privative
Partie commune
À trancher

Chaque personne a son rôle sur le dossier

Tenu informé: reçoit les étapes clés
Donne l'accès: propose les créneaux, ouvre la porte
Confirme: valide que les travaux sont faits
Approuve: accepte ou refuse le devis

Règles de dépense

Les règles de l'association, appliquées au moment d'approuver.

Vous indiquez une fois ce que le syndic peut approuver seul, quand plusieurs devis en concurrence sont nécessaires et quand l'assemblée générale doit décider. À chaque devis, Colively vous dit où il se situe. Si l'AG doit trancher, le dossier attend sa décision, que vous enregistrez avec le PV.

Règles propres à chaque ACP, aucun seuil imposé par Colively
Travaux urgents autorisés avec une justification écrite
Contrats récurrents approuvés une fois par l'AG, pas revérifiés à chaque passage

Contrôle des règles de l'ACP

Réfection partielle de la toiture plate18 420 € TVAC

Mise en concurrence3 devis reçus, comme le demandent les règles de l'ACP
Au-delà de ce que le syndic approuve seulSelon le plafond fixé par l'assemblée générale
Décision de l'assemblée généraleAG du 14 octobre · PV à joindre au dossier
Commande à l'artisanDès la décision enregistrée

En attente de l'AG

Accord du propriétaire

Le copropriétaire approuve le devis de son lot depuis un lien.

Quand une réparation dans un lot demande l'accord de son propriétaire, le devis lui est envoyé. Il l'approuve ou le refuse depuis un lien sécurisé, sans compte. Vous voyez la réponse dans le dossier, horodatée. Cela marche aussi pour un bailleur dont vous gérez le bien en location.

Aucun compte, aucune application pour le propriétaire
Approuver ou refuser, en un clic
Réponse horodatée dans le dossier

Accord du propriétaire

Remplacement de chaudière · lot 2B3 960 € TVAC

Devis envoyé à M. PeetersLien sécurisé, lundi 9h12
Devis consultéLundi 18h40
Approuvé depuis le lienMardi 7h55 · sans compte

Accord reçu

Entretien de l'immeuble

Un carnet d'entretien qui se tient tout seul.

Contrôle de l'ascenseur, entretien de la chaudière collective, détection incendie, gouttières : les plans d'entretien se posent sur l'immeuble ou sur une installation commune. Le dossier s'ouvre avant l'échéance, le concierge gère l'accès, le conseil est informé. Un résultat de contrôle non conforme ouvre un suivi.

Carnet par immeuble : prévu, fait, dernier résultat de contrôle
Avis aux résidents envoyé avant l'intervention
Contrôle non conforme : suivi ouvert, rien ne s'oublie

Carnet d'entretien

Résidence Les Tilleuls

Ascenseur · contrôle périodiqueFait le 12/06 · prochain le 12/12Conforme
Chaudière collective · entretienFait le 03/10/2025 · prévu le 03/10Avis envoyé
Détection incendie · contrôleFait le 18/09 · remarques à leverNon conforme · suivi
Gouttières · nettoyageFait le 20/11/2025 · prévu le 20/11Planifié

Chaque ligne renvoie au dossier : devis, rapport de l'artisan, facture.

Avis aux résidents

Prévenir tout l'immeuble, sans exposer personne.

Coupure d'eau, ascenseur à l'arrêt, échafaudage sur la façade : vous écrivez l'avis une fois, Colively l'envoie à tous les résidents de l'immeuble. Chacun reçoit son propre e-mail, personne ne voit les adresses des autres.

Un envoi, des e-mails individuels
Tous les résidents de l'immeuble
L'avis reste attaché au dossier

E-mail24 destinataires · envois individuels

Avis à l'immeuble

Coupure d'eau jeudi de 8h à 12h

Bonjour, dans le cadre du remplacement d'une vanne dans la cave, l'eau sera coupée dans tout l'immeuble jeudi de 8h à 12h. Merci de votre compréhension. Le syndic.

Personne ne voit les coordonnées des autres résidents.

Sinistres

Le dégât des eaux, suivi dans le dossier, jusqu'à l'indemnité.

Quand un signalement ressemble à un sinistre, Colively vous propose d'ouvrir une déclaration sur la bonne police : celle de l'immeuble pour une copropriété, celle du bailleur pour une location. Vous décidez. La déclaration part par e-mail au courtier. La visite de l'expert, les documents, la franchise et l'indemnité sont suivis au même endroit. Les travaux d'urgence (arrêter la fuite, sécher) avancent, la réparation attend l'accord de l'assureur.

Déclaration envoyée au courtier par e-mail
Rappels : sinistre non déclaré, expert non passé, paiement en retard
L'IA ne décide jamais de la prise en charge

SIN-031 · Dégât des eauxPolice immeuble · ACP Les Tilleuls

Courtier: Déclaration envoyée le 16/09
Expert: Visite le 23/09 à 10h
Franchise: Selon police
Indemnité: En attente

Sinistre proposé, ouvert par vous
Déclaration au courtier
Séchage d'urgence
Visite de l'expert
Accord de l'assureur
Réparation et indemnité

Réparation en attente de l'accord

Devis et factures lus

Le PDF de l'artisan, lu pour vous. Chaque chiffre avec sa ligne.

Les devis et factures en PDF envoyés par les artisans sont lus automatiquement : total, TVA, dates et portée sont pré-remplis, et la ligne exacte du document est affichée à côté de chaque valeur. Vous confirmez. La facture est comparée au devis approuvé ou au prix convenu : si elle le dépasse, elle vous est signalée.

devis_toiture_DeWitte.pdfConfirmer les valeurs

Champ	Valeur	Ligne du document
Total HTVA	15 223,14 €	« Total hors TVA ...... 15.223,14 » p. 2
TVA	3 196,86 €	« TVA 21 % ...... 3.196,86 » p. 2
Validité	30 jours	« Offre valable 30 jours » p. 1
Portée	Réfection partielle toiture plate	« Objet : réfection partielle de la toiture » p. 1

Facture reçue au-dessus du devis approuvé : à vérifier avant paiement.

Pour l'instant, Colively lit les PDF texte. Les PDF scannés et les photos de documents ne sont pas encore lus.

Clair dès le départ

Ce que Colively ne fait pas.

Colively s'occupe de la maintenance de l'immeuble. Pour le reste, vous gardez vos outils.

Pas de comptabilité de copropriété: Ni décompte de charges, ni répartition des frais entre copropriétaires. Les exports sortent vers votre logiciel.
Pas de gestion de l'assemblée générale: Convocations et votes restent chez vous. Colively enregistre la décision de l'AG et son PV dans le dossier.
Pas de connexion aux assureurs: Ni plateforme d'assureur, ni portail de courtier : la déclaration part par e-mail au courtier.
Pas de décision par l'IA: Elle lit les e-mails et les documents. Elle ne valide pas un devis, ne tranche pas une prise en charge, ne choisit pas l'artisan.

Questions fréquentes

Non. Colively s'occupe de la maintenance et de la gestion technique de l'immeuble : signalements, artisans, devis, planning, sinistres, entretien, factures. La comptabilité de la copropriété, le décompte des charges et la convocation de l'assemblée générale restent dans votre logiciel de syndic.

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