Quelle IA lit les e-mails et les documents ?

Un modèle open source Mistral, exécuté sur les API de Scaleway dans un datacenter parisien. Il lit les e-mails de signalement et les devis et factures en PDF. Scaleway s'engage à ne pas collecter, lire ni réutiliser les contenus traités. Rien ne transite par un cloud non européen.

Locataires et copropriétaires doivent-ils donner leur consentement ?

Le traitement repose sur l'exécution du contrat (bail, mandat de gestion ou contrat de syndic), pas sur le consentement. Vous devez en revanche informer les personnes concernées : nous vous fournissons un paragraphe type à intégrer dans vos communications ou votre politique de confidentialité.

Un avis à tout l'immeuble révèle-t-il les adresses des résidents ?

Non. Un avis à l'immeuble (coupure d'eau, ascenseur à l'arrêt, travaux planifiés) part en e-mails individuels : chaque résident reçoit le sien, personne ne voit les coordonnées des autres.

Que devient une donnée quand un dossier est clôturé ?

Elle reste consultable avec sa piste d'audit pendant la durée du contrat, puis 5 ans pour couvrir vos obligations légales (garanties, litiges, facturation). À la résiliation, vous exportez vos dossiers et nous supprimons le reste sur demande.

Puis-je signer un DPA ?

Oui. L'accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est disponible sur demande à privacy@colively.app.

Et l'AI Act européen ?

Colively est un outil d'assistance à la gestion de dossiers, avec validation humaine systématique : il n'entre pas dans les catégories à haut risque du règlement. Nous suivons le texte de près et appliquons déjà son principe central, la transparence : vous savez toujours ce que l'IA a lu et proposé.

Qui contacter pour une question sécurité ou RGPD ?

privacy@colively.app. Réponse sous 30 jours au plus tard, généralement bien avant.

Sécurité & données

Locataires et copropriétaires vous écrivent en confiance. Voici exactement ce que nous faisons de leurs messages.

Pas de page de conformité écrite pour les avocats : qui lit quoi, où c'est stocké, et ce qui ne sortira jamais d'Europe.

Périmètre

Ce que Colively lit. Et ce qu'il ne lit pas.

Colively ne se branche ni sur la boîte mail ni sur le téléphone de votre bureau. Votre organisation reçoit une adresse e-mail dédiée, et nous ne lisons que ce qui y arrive : les e-mails de signalement (locataires, propriétaires, résidents), leurs photos, les devis et factures en PDF des artisans, et les échanges WhatsApp avec les artisans qui le préfèrent.

Vos autres emails, vos contrats, votre comptabilité, vos échanges avec les propriétaires : nous n'y avons pas accès, tout simplement.

Intelligence artificielle

Une IA européenne, de bout en bout.

Les e-mails de signalement et les devis et factures en PDF sont lus par Mistral, un modèle d'IA open source, exécuté sur Scaleway, cloud français, dans un datacenter à Paris.

Concrètement

Hébergé et traité dans l'Union européenne.

Le traitement IA se fait en France, pas sur un cloud américain. L'application et vos dossiers sont eux aussi hébergés chez Scaleway.

Vos messages n'entraînent aucun modèle.

Scaleway s'engage contractuellement à ne pas collecter, lire ni réutiliser les contenus traités par ses API. Et nous ne les utilisons pas non plus pour entraîner quoi que ce soit.

Un modèle ouvert, pas une boîte noire.

Mistral est un modèle open source : son fonctionnement est documenté publiquement et nous ne dépendons pas des conditions changeantes d'un géant technologique.

Validation humaine

L'IA propose. Vous décidez.

L'IA lit, structure et prépare le dossier. Elle ne contacte jamais un artisan, ne valide jamais un devis, ne décide jamais de la prise en charge d'un sinistre et n'engage jamais votre bureau sans qu'un gestionnaire ait cliqué.

Aucune décision automatisée ne produit d'effet juridique pour vos locataires ou vos copropriétaires (article 22 du RGPD). Et chaque dossier garde une piste d'audit complète : qui a validé quoi, quand, sur base de quel message.

Hébergement

Hébergement et sous-traitants.

Application et données hébergées chez Scaleway, dans l'Union européenne.

Tous nos sous-traitants sont établis dans l'UE ou présentent des garanties adéquates au sens du RGPD. Aucun transfert hors UE/EEE sans garanties appropriées.

Nos outils d'analyse (Plausible pour le site, PostHog pour l'application) sont auto-hébergés sur nos serveurs Scaleway. Aucune donnée de visite ou d'usage ne part chez un tiers.

Données chiffrées en transit (TLS) et au repos sur les volumes et le stockage objet de Scaleway.

Un point de contact sécurité dédié : hello@colively.app. Toute vulnérabilité signalée reçoit une réponse sous 2 jours ouvrés.

En cas d'incident touchant vos données, vous êtes prévenu sous 72 heures, avec le périmètre et les mesures prises.

RGPD

Vos obligations de gestionnaire, couvertes.

Vous êtes responsable de traitement pour les données de vos locataires, propriétaires, occupants et membres du conseil de copropriété. Colively agit comme sous-traitant, et nous vous outillons pour que ce soit simple :

DPA (accord de sous-traitance, art. 28 RGPD) signable sur simple demande.

Un descriptif prêt à copier pour votre registre des traitements.

Un paragraphe d'information type à intégrer dans vos communications aux résidents.

Conservation maîtrisée : les données des dossiers sont conservées pendant la durée du contrat puis 5 ans (obligations légales), et supprimées sur demande à la résiliation.

Droits des personnes : accès, rectification, effacement, portabilité, opposition. Une demande à privacy@colively.app, réponse sous 30 jours.

Autorité de contrôle : Autorité de protection des données (APD), Belgique.

Sous-traitants

Qui touche à vos données, et pour quoi faire.

La liste complète de nos sous-traitants ultérieurs. Elle est tenue à jour ici et toute modification vous est notifiée 30 jours à l'avance, conformément au DPA.

Sous-traitant	Rôle	Localisation
Scaleway	Hébergement de l'application, base de données, stockage des pièces jointes, API d'IA (Mistral)	Scaleway SAS, France, datacenters de Paris (UE)
Lettermint	Envoi et réception des e-mails de l'adresse dédiée	Lettermint B.V., Pays-Bas (UE)
Infobip	Envoi et réception des messages WhatsApp	Infobip Ltd, Royaume-Uni (décision d'adéquation UE). Messages stockés et traités dans ses datacenters UE/EEE.
MapTiler	Fonds de carte chargés par le navigateur du gestionnaire : adresse IP et zone consultée transmises, aucun contenu de dossier	MapTiler AG, Suisse (décision d'adéquation UE)

Dernière mise à jour: 21 septembre 2026

Nos engagements

Trois promesses simples.

Vos données sont hébergées et traitées dans l'UE/EEE.

Traitement IA compris. Aucun transfert hors UE sans décision d'adéquation ou garanties appropriées.

Vos messages n'entraîneront jamais un modèle d'IA.

Ni le nôtre, ni celui d'un tiers.

Aucune action vers un résident ou un artisan sans validation humaine.

Questions fréquentes sur la sécurité et les données

Non. Votre organisation dispose d'une adresse e-mail dédiée et nous ne traitons que les messages qui y arrivent (ou que vous nous transférez). Votre boîte mail et votre téléphone de bureau restent les vôtres.

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