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Colively
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Démo
Devis et factures

Fin de mois : trente factures, vingt-huit devis, et deux qui ne correspondent pas.

Le problème des factures de maintenance n'est pas de les payer, c'est de les retrouver et de les rapprocher du devis, du bien et du propriétaire. Colively garde chaque montant attaché au dossier qui l'a produit. Voici le bon d'intervention lu par la comptabilité.

Essayer sur vos propres demandesVoir comment ça marche
Réf.
DF-4470
Bien
Av. Louise 215, app. 12, mandat Deroose
Ouvert le
mer. 11:03
01Signalement

Le dossier naît avec le bien et le propriétaire déjà connus.

Dès le signalement, Colively rattache le dossier à un bien et à un mandat. C'est ce lien, posé au départ, qui rend la refacturation possible à la fin sans rien retaper.

  • Bien et mandat identifiés à l'ouverture
  • Un dossier par intervention, jamais de fil parallèle
  • Toute pièce ultérieure hérite du rattachement
E-mailMme Nguyen, app. 12 · 11:03

Bonjour, la porte d'entrée de l'appartement ferme mal, il faut forcer pour tourner la clé. Merci de faire le nécessaire.

Extrait par Colively
Problème
Serrure dure, porte d'entrée
Bien
Louise 215, app. 12
Mandat
Deroose
NORMAL
02Diagnostic

Vous validez, et le circuit d'accord est noté dans le dossier.

Selon le mandat, le devis partira au propriétaire ou sera accepté par vous. Le dossier le sait. Pour une serrure, vous demandez deux devis : les deux artisans reçoivent la même demande. Chaque décision est horodatée et signée par la personne qui l'a prise.

  • Consignes du mandat visibles dans le dossier
  • Plusieurs devis demandés en un clic
  • Décision horodatée et attribuée
Artisans suggérés
  • Serrurerie GoossensSerrurerie · Tarifs stables sur vos 12 derniers dossiers
  • Clés et Serrures LouiseSerrurerie · Préféré · quartier Louise
Demander deux devisUn clic, 11:20
ENVOYÉ À 2 ARTISANS
03Devis

Les devis sont structurés à la source. Vous retenez, le montant est figé.

Chaque artisan saisit son devis ligne par ligne depuis son lien, ou envoie son propre PDF. Colively lit le PDF et pré-remplit total, TVA, dates et portée, avec la ligne exacte du document affichée à côté de chaque valeur. Vous vérifiez et confirmez. Vous retenez l'un des devis, ou vous le transmettez au propriétaire. Le montant accepté est figé pour le rapprochement.

  • PDF lu automatiquement, ligne source affichée, vous confirmez
  • Devis comparés, acceptation par vous ou par le propriétaire
  • Montant accepté figé pour le rapprochement
Serrurerie Goossens
via lien e-mail, 16:30
260,00 €
Remplacement cylindre et 3 clés
150,00 €
Main d'œuvre et déplacement
110,00 €
DEVIS ACCEPTÉ
Autres devis reçus
  • Clés et Serrures Louise · reçu 17:05, non retenu295,00 €
04Rendez-vous

Le rendez-vous se cale. Le dossier avance sans vous.

La locataire propose ses créneaux par lien, l'artisan retenu en prend un ou en propose un autre, rappel la veille. La comptabilité n'a rien à voir ici, et c'est le point : rien ne se perd entre le devis et la facture.

  • Créneaux du locataire, choix de l'artisan
  • Contre-proposition validée par le locataire
  • Aucun montant ne circule hors du dossier
Créneaux proposés par Mme Nguyen
  • ven. 09:00 à 10:30
  • lun. 14:00 à 15:30

Aucun créneau ne convient ? L'artisan en propose un autre, Mme Nguyen valide par e-mail.

Rappel envoyé à Mme Nguyen et à l'artisan jeu. 18:00
05Clôture

La confirmation du locataire déclenche la facturation.

Quand le locataire confirme, l'artisan est invité à facturer depuis le même lien. Pas de facture avant confirmation, pas de facture sans intervention tracée.

  • Facturation ouverte après confirmation
  • Contestation possible avant tout paiement
  • Chaîne devis, intervention, confirmation, facture intacte
E-mailMme Nguyen, app. 12 · ven. 10:45

La serrure fonctionne parfaitement, merci.

CONFIRMÉ
06Facture

La facture est rapprochée du devis. L'écart, s'il existe, est signalé.

La facture PDF arrive par le lien de l'artisan et se lit comme le devis : montants pré-remplis, ligne source affichée, vous confirmez. Colively la compare au devis accepté ou au prix convenu. Ici, 35 € de plus que le devis : la facture est signalée avant que vous la validiez. Ensuite, l'export par propriétaire, par bien ou par période sort en un clic, prêt pour votre comptable.

  • Facture comparée au devis accepté ou au prix convenu
  • Dépassement signalé avant validation
  • Export par propriétaire, bien ou période
F-2026-0398Serrurerie Goossens
295,00 €
Devis accepté
260,00 €
Facturé
295,00 €
Dépassement signalé
+35,00 €
Attachée au dossier DF-4470, mandat DerooseExport par propriétaire

CLOS. Dossier archivé. Chaque message, fichier, devis et décision est conservé.

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Questions fréquentes

Non. Colively tient le dossier de maintenance jusqu'à la facture rapprochée, puis exporte vers votre comptabilité. Il ne tient pas de grand livre et ne fait pas de paiement à votre place.

Voir aussi

Tous les cas d'usage
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