Comment Colively distingue-t-il parties communes et parties privatives ?

Il applique les règles définies pour chaque immeuble, parce que l'acte de base varie d'une copropriété à l'autre. Quand il ne peut pas trancher, le dossier est soumis au gestionnaire au lieu d'être classé au hasard. La qualification reste modifiable ensuite.

L'avis aux résidents révèle-t-il les adresses e-mail ?

Non. L'avis part en e-mails individuels, un par résident. Personne ne voit les coordonnées des autres.

Le concierge doit-il avoir un compte ?

Non. Il est désigné pour l'immeuble, reçoit les demandes d'accès par e-mail et répond depuis un lien sécurisé ou par simple réponse. Il peut aussi signaler lui-même un problème à la même adresse.

Colively répartit-il le coût entre les copropriétaires ?

Non. Colively rattache la facture au dossier de l'immeuble et l'exporte pour votre comptabilité. La répartition selon les quotités se fait dans votre logiciel de gestion.

Parties communes

L'ascenseur est bloqué au 2e, chaussée de Charleroi. Quatre e-mails avant 9h, un seul dossier.

Quand une partie commune lâche, tout l'immeuble écrit : les occupants, les copropriétaires, le concierge. Sans outil, ça fait quatre fils, trois appels et un ascensoriste prévenu deux fois. Colively réunit les signalements dans un seul dossier, fait ouvrir par le concierge et prévient chaque résident, un e-mail chacun. Voici le bon d'intervention.

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Réf.: PC-0331
Bien: ACP Charleroi 112, ascenseur
Ouvert le: lun. 07:48

01Signalement

Le premier e-mail arrive à 7h48. Le dossier s'ouvre.

M. Wouters écrit depuis le 5e. Colively reconnaît l'immeuble, comprend que l'ascenseur est à l'arrêt sans personne à l'intérieur, et relève qu'une résidente à mobilité réduite est concernée. Le dossier s'ouvre en tête de votre file.

Occupants, copropriétaires et concierge écrivent par e-mail
Immeuble reconnu d'après l'expéditeur
Contraintes des résidents relevées à la lecture

E-mailM. Wouters, occupant 5e · 07:48

Bonjour, l'ascenseur est bloqué au 2e depuis ce matin, portes fermées, personne dedans. Ma mère au 5e ne peut plus descendre.

Extrait par Colively

Problème: Ascenseur à l'arrêt, bloqué au 2e
Immeuble: Charleroi 112
À noter: Résidente à mobilité réduite, 5e

PRIORITAIRE

02Parties communes

Trois autres e-mails suivent. Ils rejoignent le même dossier.

Entre 7h55 et 8h40, trois résidents signalent la même panne. Leurs e-mails rejoignent le dossier ouvert au lieu d'en créer trois autres. L'ascenseur fait partie des parties communes définies pour cet immeuble, le dossier est classé ainsi. Le même matin, un occupant signale une porte de cave qui ne ferme plus : là, les règles de l'immeuble ne permettent pas de trancher, et ce dossier-là vous est soumis.

Signalements du même problème réunis, sans doublon
Commun ou privatif selon les règles de l'immeuble
Cas douteux soumis au gestionnaire, jamais devinés

Qualification à l'ouverture

Parties communes · AscenseurCOMMUNES

4 signalements, 1 dossier

07:48M. Wouters, occupant 5e · bloqué au 2e depuis ce matin
07:55Mme Haddad, copropriétaire 4e · l'ascenseur ne répond plus
08:02Concierge · à l'arrêt, personne dedans, j'ai vérifié
08:40M. Claes, occupant 1er · encore en panne ?

Les signalements du même problème rejoignent le dossier ouvert. Qualification modifiable par le gestionnaire.

03Artisan

L'ascensoriste sous contrat reçoit une seule demande.

Le dossier propose l'ascensoriste qui a le contrat d'entretien de l'immeuble. Vous validez, la demande part avec les quatre signalements résumés. Personne d'autre ne l'a appelé en parallèle. Si un devis de réparation suit, les règles de l'association s'appliquent au moment de l'approuver.

Prestataire sous contrat suggéré en premier
Une seule demande, rédigée à partir de tous les signalements
Règles de l'ACP appliquées si un devis suit

Artisan suggéré

Ascenseurs VerbruggenAscensoriste · Contrat d'entretien de l'immeuble

Valider et envoyerUn clic, 08:12

ENVOYÉ À L'ASCENSORISTE

04Accès

Le concierge ouvre la machinerie. Personne ne cherche qui a la clé.

Pour une partie commune, c'est le concierge qui donne l'accès. Il indique ses disponibilités depuis son lien ou en répondant à l'e-mail, l'ascensoriste en prend une. Le concierge est prévenu de l'heure, et aucun résident n'a à attendre chez lui.

Concierge désigné pour l'accès aux parties communes
Créneaux du concierge, choix de l'artisan
Aucun résident mobilisé pour ouvrir

Créneaux proposés par le concierge

lun. 10:00 à 12:00
lun. 14:00 à 16:00

Aucun créneau ne convient ? L'ascensoriste en propose un autre, le concierge valide par e-mail.

Heure confirmée au concierge et à l'ascensoriste lun. 08:31

05Avis aux résidents

Tout l'immeuble est prévenu. Personne ne voit l'adresse des autres.

Depuis le dossier, vous envoyez un avis à tous les résidents : ascenseur à l'arrêt, technicien attendu ce matin. Il part en e-mails individuels, un par résident, donc aucune adresse n'est visible des autres. Les membres du conseil de copropriété sont tenus informés du dossier.

Avis à tous les résidents en un clic
E-mails individuels, adresses jamais partagées
Conseil de copropriété tenu informé

E-mail34 résidents, un e-mail chacun

Avis aux résidents

Ascenseur à l'arrêt, intervention ce matin

Bonjour, l'ascenseur de l'immeuble est à l'arrêt depuis ce matin. Un technicien intervient aujourd'hui entre 10h et 12h. Nous vous préviendrons de la remise en service. Merci de votre patience.

Envoyé depuis le dossier PC-0331, lun. 08:35

06Facture

Remise en service. La facture rejoint l'historique de l'immeuble.

L'ascensoriste marque l'intervention terminée et le concierge confirme que l'ascenseur fonctionne. La facture arrive en PDF, lue automatiquement et comparée au prix convenu. Elle se range dans l'historique de l'immeuble, avec les quatre signalements et l'avis envoyé.

Fin des travaux confirmée par le concierge
Facture comparée au prix convenu
Historique des pannes par immeuble

F-2026-0874Ascenseurs Verbruggen

385,00 €

Prix convenu, dépannage: 385,00 €
Facturé: 385,00 €

Attachée au dossier PC-0331, ACP Charleroi 112Export comptable

CLOS. Dossier archivé. Chaque message, fichier, devis et décision est conservé.

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Questions fréquentes

Leurs e-mails rejoignent le dossier déjà ouvert pour cette partie commune, au lieu de créer des doublons. Vous traitez un seul dossier, avec tous les signalements dedans.

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Tous les cas d'usage

Syndics et copropriétésParties communes, règles de l'association, décision d'AG : le dossier technique de l'ACP, du signalement à la facture.Ouvrir le dossier Entretien de l'immeubleContrôles et entretiens récurrents, un carnet par immeuble, une suite donnée à chaque non-conformité.Ouvrir le dossier Sinistres et dégâts des eauxDéclaration au courtier, passage de l'expert, indemnité : le sinistre se suit dans le dossier de la fuite.Ouvrir le dossier

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