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Du premier e-mail à la facture de l'artisan, sans aucune saisie manuelle.
Nous nous chargeons du travail d'organisation. Vous gardez la main sur les décisions. L'artisan reçoit une demande claire, pas un fil de dix e-mails.
Tout le déroulé, du début à la fin.
Un e-mail arrive. Un dossier prêt à traiter en sort.
À : maintenance+votre-agence@colively.app
Sujet : Chauffage qui marche plus
Bonjour,
Le chauffage de mon appart (3e étage gauche) ne s'allume plus depuis ce matin. J'ai bien essayé de redémarrer la chaudière mais rien. Il fait 14° à l'intérieur.
Je suis là toute la semaine sauf jeudi. Mon numéro c'est le 0470 12 34 56.
Merci, Antoine
en 4s
Du premier message à la clôture, étape par étape.
Quelqu'un écrit. On lit. On range.
Un locataire, un propriétaire, le concierge ou un membre du conseil de copropriété écrit à l'adresse dédiée de votre organisation, ou vous transférez l'e-mail. En quelques secondes, l'IA lit le message complet (même si c'est une chaîne transférée, en français, néerlandais ou anglais) et extrait l'essentiel : quoi, où, qui, à quel degré d'urgence. Aucune saisie manuelle.
Un dossier structuré, même si le message était incomplet.
Un dossier est ouvert automatiquement. Colively propose s'il concerne un logement ou les parties communes (ascenseur, toiture, façade, chauffage collectif), selon les règles propres à l'immeuble. Dans le doute, le dossier vous attend au lieu de deviner. Si un autre résident signale la même panne commune, son e-mail rejoint le dossier existant. S'il manque une information, l'auteur reçoit un lien sécurisé ou répond simplement à l'e-mail. Pour un problème simple (disjoncteur sauté, radiateur à purger), le locataire reçoit d'abord quelques gestes sûrs, jamais pour le gaz, et peut clore la demande lui-même.
Vous validez. En un clic.
Votre équipe dispose d'une vue d'ensemble de tous les dossiers entrants, et chaque matin d'un récapitulatif de ce qui attend. Un clic pour examiner, approuver et inviter un artisan, ou plusieurs en parallèle. Ni tableur, ni e-mails transférés, ni relances de statut.
L'artisan reçoit et répond. Sans compte, sans formation.
L'artisan reçoit la demande par e-mail ou WhatsApp, sans création de compte, et Colively le relance s'il tarde. Il envoie son devis par lien sécurisé ou en répondant au message. Plusieurs artisans invités ? Le premier devis approuvé avec une date confirmée l'emporte, les autres sont prévenus. Le PDF est lu automatiquement : total, TVA, dates et portée sont pré-remplis, avec la ligne exacte du document en regard, et vous confirmez. Si le propriétaire doit donner son accord, il approuve ou refuse depuis un lien. En copropriété, les règles de l'association s'appliquent : ce que vous pouvez approuver seul, quand il faut plusieurs devis, quand l'assemblée générale doit décider.
Le devis approuvé. Le rendez-vous se cale entre leurs disponibilités.
La personne qui donne l'accès (le locataire, l'occupant, ou le concierge pour une partie commune) indique plusieurs créneaux depuis son lien sécurisé ou en répondant à l'e-mail. L'artisan en prend un, ou en propose un autre si aucun ne lui convient. S'il doit d'abord voir les lieux, la visite préalable se planifie de la même façon. Invitation calendrier pour tout le monde, et rappel la veille avec confirmation ou annulation en un clic.
Les travaux sont faits. Le résident confirme.
Quand l'artisan marque l'intervention comme terminée, la personne désignée sur le dossier reçoit une demande de confirmation par e-mail. Elle confirme, ou signale un problème, en un clic ou par réponse. Votre équipe n'intervient qu'en cas de besoin.
La facture reçue. Le dossier fermé proprement.
L'artisan soumet sa facture via le même lien sécurisé. Elle est lue et comparée au devis approuvé ou au prix convenu : si elle le dépasse, elle vous est signalée avant validation. Qui paie (propriétaire, locataire, copropriété) se fixe au départ ou se décide après les travaux, selon la cause constatée par l'artisan, et la facture lui est envoyée. Le dossier se ferme avec une piste d'audit complète de chaque message, fichier, devis et décision.
Ce qui se perdait, avant.
Le devis perdu dans Outlook
L'artisan a répondu il y a 9 jours. Son e-mail est enfoui sous deux autres. Le locataire rappelle.
Le rendez-vous jamais confirmé
Artisan disponible mardi 10h. Locataire d'accord pour mercredi 14h. Personne ne s'est parlé.
La relance oubliée
Vous pensiez que votre collègue avait relancé. Le dossier dort depuis huit jours.
La facture au-dessus du devis
Devis accepté à 1 240 €, facture à 1 610 €. Personne ne l'a vu avant le paiement.
Avec Colively, rien ne dort. Chaque demande a une suite, et un responsable.
Accéder à l'app →Questions fréquentes
Essayez sur vos propres demandes.
Gratuit, sans carte bancaire.
Transférez un vrai e-mail de locataire ou de copropriétaire et regardez ce qu'il devient. Vos premiers dossiers sont offerts : vous jugez sur pièce avant de payer.