Welke AI leest de e-mails en documenten?

Een open source Mistral-model, uitgevoerd op de API's van Scaleway in een datacenter in Parijs. Het leest de e-mails met meldingen en de offertes en facturen in pdf. Scaleway verbindt zich ertoe de verwerkte inhoud niet te verzamelen, te lezen of te hergebruiken. Niets passeert via een niet-Europese cloud.

Moeten huurders en mede-eigenaars toestemming geven?

De verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst (huurcontract, beheermandaat of syndicusovereenkomst), niet op toestemming. U moet de betrokkenen wel informeren: wij bezorgen u een standaardparagraaf om op te nemen in uw communicatie of uw privacybeleid.

Toont een bericht aan het hele gebouw de adressen van de bewoners?

Nee. Een bericht aan het gebouw (waterafsluiting, lift buiten dienst, geplande werken) vertrekt als individuele e-mails: elke bewoner krijgt de zijne, niemand ziet de contactgegevens van de anderen.

Wat gebeurt er met gegevens wanneer een dossier wordt afgesloten?

Ze blijven raadpleegbaar met hun audittrail gedurende de looptijd van het contract, en daarna 5 jaar om uw wettelijke verplichtingen te dekken (garanties, geschillen, facturatie). Bij beëindiging exporteert u uw dossiers en verwijderen wij de rest op verzoek.

Kan ik een DPA ondertekenen?

Ja. De verwerkersovereenkomst conform artikel 28 van de AVG is beschikbaar op verzoek via privacy@colively.app.

En de Europese AI Act?

Colively is een hulpmiddel voor dossierbeheer, met systematische menselijke validatie: het valt niet onder de hoogrisicocategorieën van de verordening. Wij volgen de tekst op de voet en passen het centrale principe ervan, transparantie, nu al toe: u weet altijd wat de AI heeft gelezen en voorgesteld.

Wie contacteer ik voor een vraag over veiligheid of de AVG?

privacy@colively.app. Antwoord uiterlijk binnen 30 dagen, meestal veel sneller.

Veiligheid & gegevens

Huurders en mede-eigenaars schrijven u in vertrouwen. Dit is precies wat wij met hun berichten doen.

Geen compliancepagina geschreven voor advocaten: wie leest wat, waar het wordt opgeslagen, en wat Europa nooit zal verlaten.

Reikwijdte

Wat Colively leest. En wat het niet leest.

Colively koppelt zich niet aan de mailbox of telefoon van uw kantoor. Uw organisatie krijgt een eigen e-mailadres, en wij lezen alleen wat daar binnenkomt: de e-mails met meldingen (huurders, eigenaars, bewoners), hun foto's, de offertes en facturen in pdf van de aannemers, en de WhatsApp-berichten met aannemers die dat verkiezen.

Uw andere e-mails, uw contracten, uw boekhouding, uw uitwisselingen met eigenaars: daar hebben wij eenvoudigweg geen toegang toe.

Kunstmatige intelligentie

Europese AI, van begin tot einde.

De e-mails met meldingen en de offertes en facturen in pdf worden gelezen door Mistral, een open source AI-model, uitgevoerd op Scaleway, een Franse cloudprovider, in een datacenter in Parijs.

Concreet

Gehost en verwerkt in de Europese Unie.

De AI-verwerking gebeurt in Frankrijk, niet op een Amerikaanse cloud. De applicatie en uw dossiers worden eveneens gehost bij Scaleway.

Uw berichten trainen geen enkel model.

Scaleway verbindt zich er contractueel toe de inhoud die via zijn API's wordt verwerkt niet te verzamelen, te lezen of te hergebruiken. En ook wij gebruiken ze niet om wat dan ook te trainen.

Een open model, geen zwarte doos.

Mistral is een open source model: de werking ervan is publiek gedocumenteerd en wij zijn niet afhankelijk van de veranderende voorwaarden van een techgigant.

Menselijke validatie

De AI stelt voor. U beslist.

De AI leest, structureert en bereidt het dossier voor. Ze contacteert nooit een aannemer, keurt nooit een offerte goed, beslist nooit over de dekking van een schadegeval en verbindt uw kantoor nooit zonder dat een beheerder heeft geklikt.

Geen enkele geautomatiseerde beslissing heeft rechtsgevolgen voor uw huurders of mede-eigenaars (artikel 22 AVG). En elk dossier behoudt een volledige audittrail: wie wat heeft goedgekeurd, wanneer, op basis van welk bericht.

Hosting

Hosting en verwerkers.

Applicatie en gegevens gehost bij Scaleway, in de Europese Unie.

Al onze verwerkers zijn gevestigd in de EU of bieden passende waarborgen in de zin van de AVG. Geen doorgifte buiten de EU/EER zonder passende waarborgen.

Onze analysetools (Plausible voor de site, PostHog voor de applicatie) worden zelf gehost op onze Scaleway-servers. Geen enkel bezoek- of gebruiksgegeven gaat naar een derde partij.

Gegevens versleuteld tijdens de overdracht (TLS) en in rust op de volumes en objectopslag van Scaleway.

Een eigen aanspreekpunt voor veiligheid: hello@colively.app. Elke gemelde kwetsbaarheid krijgt een antwoord binnen 2 werkdagen.

Bij een incident dat uw gegevens raakt, wordt u binnen 72 uur op de hoogte gebracht, met de omvang en de genomen maatregelen.

AVG

Uw verplichtingen als beheerder, gedekt.

U bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw huurders, eigenaars, bewoners en leden van de raad van mede-eigendom. Colively treedt op als verwerker, en wij geven u de middelen om het eenvoudig te houden:

DPA (verwerkersovereenkomst, art. 28 AVG) te ondertekenen op eenvoudig verzoek.

Een kant-en-klare beschrijving voor uw register van verwerkingsactiviteiten.

Een standaard informatieparagraaf om op te nemen in uw communicatie naar bewoners.

Beheerste bewaring: dossiergegevens worden bewaard gedurende de looptijd van het contract en daarna 5 jaar (wettelijke verplichtingen), en op verzoek verwijderd bij beëindiging.

Rechten van de betrokkenen: inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid, bezwaar. Eén verzoek aan privacy@colively.app, antwoord binnen 30 dagen.

Toezichthoudende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), België.

Verwerkers

Wie uw gegevens aanraakt, en waarvoor.

De volledige lijst van onze subverwerkers. Ze wordt hier bijgehouden en elke wijziging wordt u 30 dagen op voorhand gemeld, zoals bepaald in de verwerkersovereenkomst.

Verwerker	Rol	Locatie
Scaleway	Hosting van de applicatie, databank, opslag van bijlagen, AI-API (Mistral)	Scaleway SAS, Frankrijk, datacenters in Parijs (EU)
Lettermint	Verzenden en ontvangen van e-mails op het eigen adres	Lettermint B.V., Nederland (EU)
Infobip	Verzenden en ontvangen van WhatsApp-berichten	Infobip Ltd, Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit EU). Berichten opgeslagen en verwerkt in zijn EU/EER-datacenters.
MapTiler	Kaartlagen geladen door de browser van de beheerder: IP-adres en bekeken zone verzonden, geen dossierinhoud	MapTiler AG, Zwitserland (adequaatheidsbesluit EU)

Laatst bijgewerkt: 21 september 2026

Onze engagementen

Drie eenvoudige beloften.

Uw gegevens worden gehost en verwerkt in de EU/EER.

AI-verwerking inbegrepen. Geen doorgifte buiten de EU zonder adequaatheidsbesluit of passende waarborgen.

Uw berichten zullen nooit een AI-model trainen.

Niet het onze, niet dat van een derde.

Geen enkele actie naar een bewoner of aannemer zonder menselijke validatie.

Veelgestelde vragen over veiligheid en gegevens

Nee. Uw organisatie heeft een eigen e-mailadres en wij verwerken alleen de berichten die daar binnenkomen (of die u naar ons doorstuurt). De mailbox en telefoon van uw kantoor blijven van u.

Klaar om te stoppen met achter aannemers aan te lopen?

Probeer het op uw eigen aanvragen.
Gratis, zonder bankkaart.

Stuur een echte e-mail van een huurder of mede-eigenaar door en zie wat ermee gebeurt. Uw eerste dossiers zijn gratis: u oordeelt op het resultaat voor u betaalt.

Gratis proberen →Praat met een mens

Test het met een echte huurdersmailZonder account, in 60 seconden