1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de Colively-dienst worden verzameld, is:

Colively SRL
Brussel, België
Contact: privacy@colively.app

2. Verzamelde gegevens

Wij verzamelen de volgende gegevens afhankelijk van het gebruik van de dienst:

Accountgegevens: e-mailadres, naam, bedrijfsnaam, verzameld bij het aanmaken van een account of een demoverzoek.
Onderhoudsdossiergegevens: inhoud van e-mailmeldingen, incidentbeschrijvingen, adressen van panden en samenstelling van gebouwen (kavels, aandelen), contactgegevens van huurders, bewoners, eigenaars, conciërges, leden van de raad van mede-eigendom en aannemers, offertes, facturen, gegevens over schadegevallen (polis, aangifte, expertise, vergoeding), foto's en bijlagen.
Bezoekgegevens van de site: bezochte pagina's op colively.app. Verzameld via Plausible, zelf gehost op onze Scaleway-servers, zonder cookies en zonder persoonlijke identificatie.
Gebruiksgegevens van de applicatie: voor ingelogde beheerders, bezochte pagina's, acties in de interface en sessieopnames (het traject op het scherm, met maskering van gevoelige velden). Verzameld via PostHog, zelf gehost op onze Scaleway-servers, met een eigen sessiecookie. Geen enkele derde heeft er toegang toe. Doel: begrijpen hoe het product wordt gebruikt en blokkades verhelpen.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): verwerking van onderhoudsdossiers, communicatie met aannemers, huurders, bewoners en eigenaars, facturatie.
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): verbetering van de dienst, geaggregeerde gebruiksanalyse, platformbeveiliging.
Toestemming (art. 6.1.a AVG): marketingcommunicatie, indien u hier expliciet mee heeft ingestemd.

4. Bewaartermijnen

Account- en dossiergegevens worden bewaard gedurende de gehele contractuele relatie en daarna gedurende 5 jaar, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

Geaggregeerde analysegegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard, aangezien zij geen personen kunnen identificeren.

5. Verwerkers en overdrachten

Wij werken samen met technische verwerkers voor het hosten en exploiteren van de dienst. Alle verwerkers zijn gevestigd in de Europese Unie of bieden passende waarborgen in de zin van de AVG.

De applicatie en de gegevens worden gehost bij Scaleway (datacenter in Frankrijk, Europese Unie), dat ook de API's voor kunstmatige intelligentie levert die de dienst gebruikt. De gebruikte modellen zijn open source Mistral-modellen. De via deze API's verwerkte inhoud wordt door de leverancier niet bewaard en niet gebruikt voor training.

De andere subverwerkers die persoonsgegevens verwerken om de dienst te leveren, zijn:

Lettermint B.V. (Nederland): verzenden en ontvangen van e-mails op het eigen adres van uw organisatie.
Infobip Ltd (Verenigd Koninkrijk, adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie): verzenden en ontvangen van WhatsApp-berichten. Berichten worden opgeslagen en verwerkt in zijn datacenters in de EU/EER.
MapTiler AG (Zwitserland, adequaatheidsbesluit): kaartlagen in de applicatie. De browser van de beheerder verzendt zijn IP-adres en de bekeken zone; er wordt geen dossierinhoud verzonden.

De actuele lijst, met de rol van elke verwerker, staat op onze pagina Veiligheid & gegevens. Elke wijziging wordt 30 dagen op voorhand aangekondigd.

Wij gebruiken geen cookies van derden of reclamevolgsystemen. Onze analysetools (Plausible, PostHog) zijn zelf gehost en delen geen gegevens met derden.

Er worden geen persoonsgegevens buiten de EU/EER doorgegeven zonder passende waarborgen.

6. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage in uw persoonsgegevens
Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
Recht op wissing ("recht om vergeten te worden")
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Recht op beperking van de verwerking
Recht van bezwaar tegen de verwerking
Recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken

Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op via privacy@colively.app. Wij antwoorden binnen 30 dagen.

7. Klachten

Als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Geautomatiseerde beslissingen

Colively maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om onderhoudsmeldingen te structureren en te categoriseren. Deze geautomatiseerde processen hebben geen rechtsgevolgen voor betrokkenen en zijn onderworpen aan menselijke validatie door de vastgoedbeheerder.

9. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid te allen tijde bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u per e-mail of via de interface op de hoogte. De geldende versie is de versie die op deze pagina is gepubliceerd.

Privacybeleid